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Die Pärchen Nummer: EDI-Dateien Mit Externen PDF-Quellen Mergen

Die Pärchen Nummer: EDI-Dateien mit externen PDF-Quellen mergen

DIE PÄRCHEN-NUMMER: EDI-DATEIEN MIT EXTERNEN PDF-QUELLEN MERGEN

  • Das Erstellen lesbarer Inhalte von Original EDI-Dateien ist eine Standard-Funktionalität aller Softzoll EDI-Lösungen. Die Notwendigkeit ergibt sich generell daraus, IT-fernen Kollegen aus den Fachabteilungen im Bedarfsfall Zugriff auf die Inhalte der Original EDI-Belege zu ermöglichen, z.B. für den Fall EDI-belegbezogener Partnernachfragen.
  • Ein weiterer Anwendungsfall tritt ein, wenn mit der Übergabe von ERP-Belegen an das EDI-System eine zweite ERP-seitige Komponente PDF-Dateien erstellt, die zusammen mit der originären EDI-Datei an den Empfänger übermittelt werden sollen. Vor allem im Bereich Rechnungsversand verlangen einige Rechnungsempfänger, dass zusätzlich zum EDI-Beleg eine korrespondierende PDF-Datei mit den identischen Inhalten übermittelt wird. Dabei kann man zwischen synchronen (EDI- und PDF-Datei werden in einem Sendevorgang übermittelt) und asynchronen (EDI- und PDF-Datei werden in getrennten Sendevorgängen übermittelt) unterscheiden. Aus technischer Sicht muss dabei lediglich die automatisierte Zuordnung zwischen EDI- und PDF-Beleg gewährleistet sein. Diese eindeutige Referenzierung wird i.d.R. durch eine entsprechende Benamungskonvention anhand des Dateinamens oder die Genese einer dedizierten Verzeichnisstruktur gewährleistet.
  • Eine besondere Anforderungsvariante entsteht, wenn seitens der Belegempfänger eine dynamische Diversifizierung auftritt. In der Praxis muss dann z.B. beim Rechnungsversand eine große und variierende Anzahl an Rechnungsempfängern mit PDF- und/oder EDI-Belegen adressiert werden. Insbesondere beim Versand von Rechnungsbelegen via eMail kann diese Diversifizierung herkömmliche Modelle schnell an den Rand kaufmännischer Berechtigung führen. Um die Anlage und Pflege eines entsprechenden Stammdatenpools im externen EDI-System zu vermeiden, können die Empfängeradressen z.B. im Dateinamen übergeben werden. Ein gesonderter Dispatcher innerhalb des Softzoll Lösungsspektrums extrahiert die jeweilige Empfängeradresse aus dem Dateinamen und generiert auf dieser Basis den automatisierten Versand der Belegdaten via eMail an die inkludierte Empfängeradresse.

Stichwörter

  • Softzoll, EDI, EDIFACT, EDI Dateien Anreicherung, Rechnungsversand, Rechnungsbelege, automatisierter Versand, externes EDI System, PDF Daten, synchroner Versand, asynchroner Versand

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