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EDI MIT BAHAG

Softzoll-EDI mit BAHAG
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Elektronischer Datenaustausch mit der BAHAG AG

Bauhaus AG – 270 Baumärkte in 19 europäischen Ländern

Mit mehr als 270 Fachzentren in 19 Ländern, in denen über 120.000 Qualitätsprodukte für die Bereiche Werkstatt, Haus und Garten angeboten werden, gehört die Bauhaus AG zu den erfolgreichsten Unternehmen Europas.
Im Gegensatz zu einigen anderen Baumarktketten (z.B. Obi) werden die Niederlassungen von Bauhaus nicht im Franchisesystem geführt, sondern über Regionalgesellschaften. Sämtliche Niederlassungen sind Konzerneigentum. 

Zentraler Service- und Einkaufspartner der Bauhaus AG

In dieser Organisation bildet die BAHAG AG die zentrale Einkaufsgesellschaft und ist Servicepartner in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen sowie IT für die BAUHAUS Regionalgesellschaften.
Als modernes Dienstleistungsunternehmen mit dem Anspruch, seinen Partnern einen hervorragenden Service zu bieten, hat sich die BAHAG AG bereits frühzeitig um die konzernweite Digitalisierung der Geschäftsprozesse mittels moderner EDI-Technologie bemüht. Naturgemäß stand dabei die EDI-Integration der Lieferantenschaft im Fokus dieser Bestrebungen – mit den für diese Branche üblichen Nachrichtentypen:

Von BAHAG genutzte Formate zur Lieferantenanbindung

  • rcv ORDERS BAHAG: Bestellungen von BAHAG an die Lieferanten
  • snd DESADV BAHAG: Lieferavise der Lieferanten an BAHAG
  • snd INVOIC BAHAG: Rechnungen der Lieferanten an BAHAG

Durch die langjährige stringente Nutzung von EDI-Technologien im Rahmen der Lieferantenintegration hat die BAHAG AG eine selbst für den Handelsbereich herausragende Digitalisierungsquote erreicht; dies gilt insbesondere für die Digitalisierung der Eingangsrechnungen mit dem EDIFACT-Nachrichtentyp INVOIC.

Einsatz spezieller EDIFACT-Formate für zeitkritische Prozesse

Neben den klassischen Integrationsszenarien forciert BAHAG zudem die Anbindung von Lieferanten spezieller Sortimente, für die herkömmliche EDI-Prozessketten oftmals nicht ausreichend sind.

Für den wichtigen Bereich der Pflanzenbeschaffung betreibt BAHAG mit dem Pflanzendispositionssystem PAW eine softwaregestützte Management-Plattform, die in der Lage ist, die vielfältigen und zeitkritischen Prozesse dieses Segments abzubilden.

Aufgrund der nicht unerheblichen Datenmengen in diesem Bereich verlangt das System von den Lieferanten der Fachartikel die vollautomatisierte Integration von ca. 15 unterschiedlichen Geschäftsprozessen EDI-Nachrichtentypen. Die Mühe lohnt: das Pflanzendispositionssystem verschafft BAHAG gegenüber dem Wettbewerb erhebliche Vorteile bei der Bestückung der Märkte mit frischer Ware und wird daher stetig weiterentwickelt. Die zu Beginn noch mit ASCII-Formaten arbeitende PAW-Plattform arbeitet in der aktuellen Version mit XML-Datenstrukturen, was dem System die nötige Flexibilität bei der Weiterentwicklung der EDI-Architektur gibt.

BAHAG AG Lieferantenportal

BAHAG AG Lieferantenportal

BAHAG Online-Shop Integration

Die BAHAG AG fordert Lieferanten auf, zusätzlich zu dem schon seit längerem im Einsatz befindlichen klassischen Bestellprozess auch die Bestellungen aus dem BAHAG Online-Shop in einem vordefinierten Szenario zu verarbeiten. Für alle nicht EDI-fähigen Lieferanten bietet BAHAG ein entsprechendes Online-Portal an. Um den manuellen Aufwand zu minimieren, kann der gesamte Bestellprozess der via Online-Shop generierten Aufträge auch automatisiert mittels klassischer EDIFACT-Nachrichten abgebildet werden, diese Prozesskette bedingt jedoch einige Spezifika, die eine holistische Betrachtung des Prozessablaufs nötig machen.

Die durch den BAHAG Online-Shop generierten Bestellungen der Endkunden werden zunächst durch interne BAHAG-Mechanismen verarbeitet, um anschließend in einer speziellen Variante der EDIFACT-Nachricht ORDERS an den Lieferanten übermittelt zu werden. Der Gesamtablauf lässt sich zur Veranschaulichung generell in drei Blöcke gliedern, die gesondert zu betrachten sind und auch hinsichtlich der Verarbeitungsmechanismen jeweils eigene Anforderungen stellen:

  • Bestellungen
  • Storno-Management
  • Retouren-Management

Der folgende Text befasst sich mit den Anforderungen des ersten Anforderungskomplexes zur Verarbeitung der online durch den Endkunden generierten Bestelldaten. Analysiert man die durch die BAHAG AG zur Verfügung gestellten Informationen, lässt sich die Prozesskette zur automatisierten Verarbeitung der Online-ORDERS in folgende Teilbereiche untergliedern:

  • Bestellung des Endkunden via Online-Shop an BAHAG
  • Bestellung von BAHAG an den Lieferanten mittels EDIFACT-Nachricht ORDERS
  • Bestellbestätigung vom Lieferanten an BAHAG mittels EDIFACT Nachricht OSTRPT (ORDERS STATUS REPORT)
  • Bei KEP/Paketdienstleistern: Versandbestätigung vom Lieferanten an BAHAG mittel EDIFACT-Nachricht OSTRPT
  • Bei Speditionsauslieferung: Avisierung des Liefertermins vom Lieferanten an den Endkunden mittels Telefonat
  • Bei Speditionsauslieferung: Lieferbestätigung vom Lieferanten an BAHAG mittels EDIFACT-Nachricht OSTRPT

Diese kurze Betrachtung des Gesamtprozesses zeigt einerseits, dass der Prozess ggf. eine manuelle Interaktion erforderlich macht. Ersichtlich wird aber auch, dass die Nachricht OSTRPT (ORDERS STATUS REPORT) je nach Position im Gesamtablauf unterschiedliche Bedeutungen transportiert, die durch spezielle Status mittels Qualifier gekennzeichnet werden.

Die drei wichtigsten und obligatorischen Status sind:

  • 5: Bestellung ist eingegangen
  • 24: Ware wurde an den Transportdienstleister übergeben
  • 21: Bei Speditionslieferung – Lieferung wurde erfolgreich zugestellt, Kunde hat den Warenerhalt schriftlich bestätigt

Optionale Status für unterschiedliche Liefervarianten

Daneben gibt es eine Reihe von optionalen Status, die v.a. die diversen Varianten der Lieferdetails abbilden.
Aus Sicht des Lieferanten ist es wichtig zu wissen, dass es sich bei den eingehenden Bestellungen i.d.R. um ORDERS-Nachrichten handelt, die nur einige Bestellpositionen aufweisen dürften; d.h. dass je Endkunde eine Einzelbestellung ausgelöst wird und somit in Summe eine hohe Anzahl von ORDERS-Nachrichten zu erwarten sind. Die Verarbeitung dieser eingehenden ORDERS ist bei einem performanten EDI-System unproblematisch. Es gilt jedoch zu beachten, dass je eingehende ORDERS auch eine korrespondierende OSTRPT-Nachricht generiert und an BAHAG versendet werden muss.

Automatische Erstellung von OSTRPT-Nachrichten

Um den manuellen Aufwand möglichst gering zu halten, bietet Softzoll ein spezielles Modul an, das eingehende Bestellungen des BAHAG Online-Shops automatisch mit einer OSTRPT-Nachricht quittiert. Die dazu benötigten Nachrichteninhalte für die OSTRPT-Rückmeldung müssen nicht via ERP-Schnittstelle übergeben werden, sondern werden durch das EDI-System automatisch mit den Inhalten der eingegangenen ORDERS von BAHAG befüllt und mit dem „Status 5“ (s.o.) als erfolgreich eingegangen versehen und versendet. Diese Funktionalität trägt dem Umstand Rechnung, dass die meisten ERP-Systeme im Standard keine geeignete Schnittstelle für den Prozess OSTRPT aufweisen. Kosten für ein darauf ausgerichtetes dediziertes ERP-Projekt. werden auf diese Weise vermieden.

Diese Funktionalität ist ausreichend, um den Teilbereich 5 (s.o.) abzudecken; die erfolgreiche Realisierung des Teilbereichs 4 (Versandbestätigung) erfordert eine erweiterte Funktionalität. Die wichtigsten Elemente für die Erfüllung der BAHAG-Vorgaben sind semantischer Natur: die Informationen „Paketdienstleister“ und „Sendungsnummer“ müssen an das EDI-System übergeben werden. Da es sich dabei in den meisten Fällen um dynamische Dateninhalte handelt, ist eine Übergabe der Daten via ERP-Schnittstelle oftmals zwingend erforderlich. Die Übergabe vom ERP- an das EDI-Subsystem kann u.U. relativ einfach durch eine Erweiterung der Schnittstelle für ausgehende Liefermeldungen (DESADV) um die relevanten Inhalte erreicht werden. Anhand eines bilateral zu vereinbarenden Qualifiers erkennt das Softzoll EDI-System, ob es sich um Daten handelt, die zur Generierung der OSTRPT-Nachrichten bestimmt sind. Dies ermöglicht die Trennung dieses Datenstroms von den übrigen Liefermeldungen sowie seine ausschließliche Verwendung zur Erstellung der OSTRPT-Nachrichten. Werden über diese Schnittstelle auch die diversen OSTRPT-Status versorgt, generiert und versendet das Softzoll EDI-System je Statusänderung automatisch einen OSTRPT-Beleg.

Intelligente Schnittstellenanbindung

Eine zusätzliche Herausforderung kann dadurch entstehen, dass die durch BAHAG generierte Online-Shop Bestellnummer/ID nicht im ERP-System importiert, weitergeführt und zur Generierung der OSTRPT-Nachrichten via Schnittstelle an das EDI-System übergeben werden kann. Diese Online-Shop Bestellnummer/ID ist aber in den relevanten Belegaustauschen zwingend erforderlich. Ein Zusatzmodul von Softzoll extrahiert die Online-Shop Bestellnummer/ID aus den eingehenden ORDERS des BAHAG Online-Shops und hält diese in einer separaten Datenbanktabelle vor (Standard Speicherdauer: 7 Tage). Bei der Erstellung der relevanten OSTRPT-Nachrichten wird diese Information automatisch hinzugefügt. Voraussetzung für diese Funktionalität ist lediglich die Möglichkeit einer Referenzierung zu den Ausgangsdaten der ERP-Schnittstelle, ggf. bis auf Positionsebene.

Für alle weiteren Fragen zu diesem Thema stehen Ihnen unsere Experten rund um die Uhr zur Verfügung!

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