Für eine holistische Archivierungsstratgie gilt es, nicht nur firmeninterne Dokumente in ein zentrales DMS- oder Archivsystem zu überführen. Spätestens bei der Planung von Rechnungseingangsprojekten müssen auch externe digitale Dokumente Eingang in die zentrale Archivierung finden. Hintergrund ist, dass bei allen eingehenden elektronischen Dokumenten keine unveränderbare Dokumentenform (z.B. Papierbeleg, Fax etc.) mehr zur Verfügung steht. Insbesondere im Hinblick auf die Bewahrung der Vorsteuerabzugsfähigkeit wird daher ein valides Dokumentenmanagement benötigt.

Konzeptionell muss also zusätzlich zur Verarbeitung eines eingehenden EDI-Belegs und dessen Überführung in die geeignete ERP-Schnittstelle ein paralleler Workflow zur Versorgung des DMS- oder Archivsystems implementiert werden. Da die originären EDI-Belege im Rahmen einer Prüfung nicht selbsterklärend sind, müssen diese aufbereitet und zusätzlich in einer geeigneten lesbaren Form archiviert bzw. zur Verfügung gestellt werden (i.d.R. im PDF Format). Einige DMS- und Archivhersteller bieten dazu an, die Erstellung einer PDF-Datei direkt aus  den eingehenden EDI-Dateien durchzuführen. Diese Herangehensweise führt jedoch aufgrund der extremen Formatvielfalt (EDIFACT-Versionierung , XML-Derivate, proprietäre Strukturen etc.) meist zu erheblichen Projektkosten. Die konsolidierte Prozessschnittstelle von Softzoll erlaubt dagegen die Mehrfachverwendbarkeit der auf Datenbankebene verfügbaren Inhalte der einzelnen Geschäftsprozesse und somit deren Ausgabe in jedwedem Format.