SAP IDoc – die Standard EDI-Struktur im SAP-Universum
Die als IDoc oder auch Intermediate Document bezeichnete Standard-Datenstruktur von SAP ist eine herstellerspezifische Schnittstelle, die in nahezu allen bekannten SAP-Versionen zum Einsatz kommt. Die strukturierte Schnittstelle ist zum Daten-Import und -Export vorgesehen und nimmt nicht nur innerhalb der SAP-Welt eine Sonderstellung ein, sondern auch für den übergeordneten EDI-Datenaustausch . Für den Einsatz im Rahmen der elektronischen EDI-Datenkommunikation von SAP-zu-SAP und SAP-zu-non SAP-ERP bzw. EDI Sub-Systemen spielt die IDoc-Schnittstelle eine außerordentlich prominente Rolle.
Die Basis des gesamten Datenaustausch-Procedere bildet die SAP-eigene ALE (Application Link Enabling)-Funktionalität, die ursprünglich zum Austausch von IDoc-Dateien zwischen verschiedenen SAP-Systemen konzipiert wurde. Die ersten SAP IDoc-Schnittstellen wurden als Flatfiles konzipiert, eine Technologie, die zur damaligen Zeit durchaus state-of-the-art war. Aktuell können die IDoc-Dateien jedoch als XML-IDocs mit einigen Mausklicks innerhalb der SAP-Partnervereinbarungen definiert werden; ein Vorgehen, das zahlreiche Vorteile für EDI-Implementierungen mit sich bringt.
Softzoll unterstützt alle von SAP vorgesehenen Schnittstellen und EDI-Funktionalitäten
Aktuelle EDI-Projekte im SAP-Umfeld verwenden daher meist XML IDocs, da für jeden Geschäftsprozess zugehörige XML-Schemata in Form von *.xsd-Dateien verfügbar sind. Die XML-Schemata stellen eine Art Blaupause der EDI-geschäftsprozessorientierten SAP -Schnittstellen dar. Diese Vorgehensweise ermöglicht es dem SAP vorgelagertem EDI-Subsystem, die Maximalausprägung der jeweiligen Geschäftsprozesse inklusive strukturellem Aufbau des IDoc-Belegs in Form von Segmenten etc. von Beginn an zu berücksichtigen. Selbst für individuell parametrisierte Z-IDocs gibt es einen Befehl innerhalb des SAP-Systems, mit dem die um Z-Segmente erweiterte Standard-IDoc als *.xsd Datei ausgegeben werden kann (Transaktion WE60 -> Menü Dokumentation -> XML-Schema oder DTD). Alle Softzoll EDI-Lösungen besitzen eine Funktionalität, mit deren Hilfe man die SAP-bürtigen XML-Schemata direkt in einen beliebigen EDI-Workflow importieren und für die Integration von SAP ERP-Systemen mittels SAP IDoc-Schnittstellen nutzbar machen kann.
Übersicht SAP XML IDoc-Schnittstelle
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SAP-Anwender sollten immer auf die Verwendung einer aktuellen IDoc-Versionsnummer achten
Ein in der Retrospektive eleganter Schachzug seitens SAP war, die verfügbaren Schnittstellen von Beginn an auf Geschäftsprozesse auszurichten. So existiert heute für jedes SAP-Release eine Anzahl verfügbarer IDoc-Schnittstellen, die auf Basis von DIN ISO 9735 definiert sind. Diese ISO-Norm regelt nicht nur die Benamung der einzelnen Geschäftsprozesse (ORDERS, DELFOR, DESADV, INVOIC, etc.) sondern übernimmt auch Rahmenparameter wie maximale Feldlängen usw., die in identischer Form heute auch in globalen Standards wie UN/EDIFACT international gebräuchlich sind. Jede IDoc-Schnittstelle existiert dabei in unterschiedlichen Versionen, wobei die höchste Versionsnummer dem maximal verfügbaren Datenumfang entspricht. Bei einer Neuimplementierung von EDI-Partnern ist man daher als SAP-Anwender immer gut beraten, die aktuell höchste verfügbare IDoc-Versionsnummer für den EDI-Datenaustausch einzusetzen. So kann man sicherstellen, dass der via IDoc geschaffene EDI-Datenpool den größtmöglichen Content enthält. Die Wahrscheinlichkeit, den Datenpool durch Z-IDoc-Sätze noch ergänzen zu müssen, wird minimiert. Bei der EDI-Integration eingehender Prozesse wie ORDERS geht es in der Regel darum, alle als MUSS definierten Pflichtfelder mit den Inhalten der korrespondierenden EDI-Belege zu befüllen, um so die Weiterverarbeitung des Prozesses im SAP ERP zu gewährleisten. Partnerbürtige Informationen, die zwar in der EDI-Nachricht zur Verfügung gestellt werden, aber nicht zu den prozesstypischen Kerninformationen zählen und für eine Verarbeitung des Prozesses in SAP irrelevant sind, können durchweg ignoriert und müssen nicht zur Befüllung des eingehenden SAP IDocs herangezogen werden. Bei ausgehenden Prozessen respektive DESADV und INVOIC wird meist eine große Menge an EDI-Datenelementen benötigt, um den semantischen Anforderungen des EDI-Datenempfängers zu entsprechen. Hier sorgt die Verwendung einer hohen IDoc-Versionsnummer dafür, dass die verfügbare Menge an Informationen ausreichend für die Genese der ausgehenden Nachrichten ist.
Neben der Notwendigkeit, die diversen gängigen EDI-Formate und Prozesse via SAP IDoc-Schnittstelle zu versorgen, trifft man heute auch mitunter auf die Anforderung, EDI-Austauschpartner direkt mittels XML IDoc-Dateien im Rahmen einer EDI-Kommunikation anzubinden. Diese Notwendigkeit resultiert vor allem aus dem Einsatz von SAP-Modulen wie SNC (Supplier Network Collaboration), deren Schnittstellen eine direkte Speisung mit XML IDocs verlangen. Viele große Marktteilnehmer aus Bereichen wie etwa Pharma, verzichten darauf, diese XML IDoc-Schnittstellen noch mittels eines vorgelagertem EDI-System auszustatten, sondern es wird vielmehr von den Zulieferern verlangt, die gewünschten XML IDoc-Dateien an das SNC-Modul anzuliefern bzw. deren Output zu verarbeiten. Auch die zunehmende Verbreitung von eProcurement-Systemen bzw. eProcurement- und eInvoicing-Dienstleistern unterstützt diesen Trend, da diese entweder aus der SAP-Welt stammen – wie z.B. Ariba – oder SAP-nah agieren.
Als SAP-Anwender kann man ob dieses Umstands leicht zu der Auffassung gelangen, dass lediglich entsprechende XML IDoc generiert bzw. verarbeitet werden müssen, um EDI-Partner anzubinden, die ihrerseits auch mittels SAP XML IDocs am EDI-Datenaustausch teilnehmen. In diesem Szenario wäre dann lediglich ein EDI-Routing ohne Konvertierung erforderlich, um den entsprechenden Partner oder die gewünschte Plattform anzubinden. In der Praxis ist dieses Vorgehen jedoch oft zum Scheitern verurteilt, da die geforderten XML IDoc-Strukturen meist anwendungsspezifische Besonderheiten aufweisen, die nicht durch Standard-IDocs und nur durch schwierige interne IDoc-Parametrisierungen abgebildet werden können. Daher müssen auch SAP-Anwender meist ein EDI-Subsystem bemühen, um aus der in Eigenregie generierten XML IDoc eine die Vorgaben des EDI-Datenempfängers erfüllende XML IDoc-Nachricht zu generieren.
Eine besondere Bedeutung kommt dem IDoc-Nachrichtentyp SYSTAT zu. Die Softzoll EDI-Lösungen können optional für jede aus SAP generierte XML IDoc eine korrespondierende SYSTAT generieren und an das SAP-System zurückmelden. Der SAP-Anwender erhält dann im ALE-Monitor eine entsprechende Anzeige die ihm im Ampelmodus anzeigt, in welchem Verarbeitungsstatus sich seine XML IDoc gerade befindet. So kann der SAP-Anwender den Verarbeitungsstatus im EDI-Subsystem kontrollieren, ohne seine gewohnte SAP-Umgebung verlassen und Monitoring-Drittsysteme verwenden zu müssen.
