Automatische Generierung Ihrer EDI-Nachrichten – ohne aufwändige ERP-Anbindung!

In einigen EDI-Anforderungsszenarien, insbesondere bei der Kundenkommunikation, haben Anwender in der Praxis Probleme, auf eingehende EDI-Nachrichten die durch den Kunden geforderten Bestätigungs- oder Response-Messages zu generieren. Dies gilt v.a. für die Nachrichtentypen CONTRL oder ANSI X.12 997 (Bestätigung des physikalischen Empfangs einer eingegangenen Nachricht) und APERAK (Bestätigung der erfolgreichen Verarbeitung einer eingegangenen Nachricht). Hier bietet der Großteil der gängigen ERP-Systeme keine Standard-Schnittstellen für die Bereitstellung der erforderlichen Nachrichteninhalte.

ERP-Systeme, die stark auf den Automotive Sektor ausgerichtet sind, haben zudem auch oftmals keine Schnittstellen für eher handelsaffine Geschäftsprozesse wie z.B. ORDRSP oder ANSI X.12 855 (Bestellbestätigung).

Um die EDI-Anforderungen Ihrer Kunden zu unterstützen und die Kosten für die Erstellung proprietärer Schnittstellen zu vermeiden, bietet Softzoll eine Reihe von Auto Response-Modulen, um die erforderlichen Messages automatisiert zu generieren. Auf technischer Ebene werden dazu die Inhalte einer eingehenden Nachricht auf eine spezielle interne Datenbanktabelle geschrieben. Aus diesen Datenbankfeldern werden dann die erforderlichen Felder der zu generierenden Bestätigungsnachricht befüllt und anschließend die ausgehenden EDI-Bestätigungsnachrichten mit den Inhalten dieser Felder versorgt. Die Versorgung wie auch der Versand der Nachrichten geschieht dabei vollautomatisch, ohne dass eine ERP-Integration oder händische Eingriffe nötig sind.

Die wichtigsten EDI-Bestätigungsnachrichten sind:

Auto CONTRL/ANSI X.12 997: Hier wird i.d.R. nur die Message-ID der eingegangenen Nachricht an den Absender übermittelt.
Auto APERAK: Dazu müssen zusätzliche Inhalte aus der Eingangsnachricht übernommen werden und z.T. zusätzliche Nachrichteninhalte durch das Modul generiert werden.
Auto ORDRSP/ANSI X.12 855: Die Inhalte lassen sich überwiegend komplett aus der zuvor eingegangenen ORDERS/ANSI X.12 850 (Bestellung) übernehmen. Besonders bei Bestellungen zu existierenden Rahmenverträgen ist das meist ausreichend. Im klassischen Bestellprozess kann es ggf. notwendig sein, abweichende Mengenangaben zu der ursprünglichen Bestellmenge zu übermitteln. Diese Information kann über einfache Schnittstellen (CSV etc.) an Softzoll übergeben werden, der Prozess wartet dann auf die ergänzenden Informationen, konsolidiert den Beleg und übermittelt die Bestellbestätigung erst nach Komplettierung automatisch.

Automatische Prüfung und Auswertung Ihrer eingehenden EDI-Bestätigungsnachrichten

Für den Empfang und die Verarbeitung eingehender Bestätigungsnachrichten existieren in den meisten ERP-Systemen keine geeigneten Schnittstellen und Mechanismen um diese Bestätigungen auszuwerten und bei auftretenden Divergenzen adäquat zu reagieren. Viele betroffene EDI-Anwender entscheiden sich daher, diese Messages ohne Analyse zu suspendieren oder ohne Prüfung zu archivieren. Ein solches Procedere kann jedoch im Falle eines unbemerkten Datenverlustes zu direkten Nachteilen bis hin zur Erhebung von Malus-Forderungen seitens des EDI-Partners führen.

Für eine intelligente Lösung dieser Problematik sorgt hier die Automatisierung der Überprüfung.

Die Funktionsweise dieser EDI-Automatik kurz zusammengefasst:

Die aus den ERP-Systemen generierten Ausgangsdaten werden in die zentrale Konsolidierungstabelle importiert, aus dieser werden die Ausgangsnachrichten mit den partnerspezifischen Inhalten befüllt und umgehend versandt.
Parallel dazu werden nachrichtenspezifische Inhalte der ausgehenden Nachrichten(z.B. Message ID, Beleg ID etc.) in eine dedizierte Wächter-Tabelle geschrieben.
Bei Eingang einer Bestätigungsnachricht (z.B. CONTRL, APERAK, ORDRSP etc.) wird diese zunächst konvertiert und es erfolgt ein Abgleich der nachrichtenspezifischen Inhalte mit den hinterlegten Einträgen der Wächter-Tabelle.
Bei einem Daten-Match wird der entsprechende Eintrag in der Wächter-Tabelle gelöscht und die eingegangene Original-Nachricht suspendiert oder archiviert.
Erfolgt nach einem definierten Zeitraum kein Match zu einer ausgegangenen Nachricht, wird automatisch eine Fehlermail mit den Nachrichtenspezifika der ausgegangenen Nachricht generiert und an einen oder mehrere Empfänger versendet.

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