Der EDI-Geschäftsprozess INVOIC-Rechnung wird branchenübergreifend zur Übermittlung von Rechnungsdaten verwendet und findet sowohl im Handel als auch in der Automobilbranche als EDI-Standardprozess eine breite Anwendungspalette.

Der Prozess gilt allgemein als relativ anspruchsvoll, da in den EDI-Anforderungskatalogen ein vergleichsweise großer Umfang an EDI-Dateninhalten eingefordert wird. Dabei wird vor dem Hintergrund der immensen Einsparungspotenziale, die sich die großen Marktteilnehmer von einem digitalisierten Rechnungseingang versprechen, oftmals auch ein gewisser Druck auf die Zulieferer ausgeübt, diesen Prozess mittels EDI-Technologien abzubilden. Die Zahlen für das Potenzial einer Kostenreduktion durch EDI Prozesse beim Rechnungseingang im Vergleich zur manuellen Erfassung variieren je nach Szenario zwischen 5 und 40 Euro. Pro Beleg!

Der EDI-Nachrichtentyp INVOIC-Rechnung existiert innerhalb der diversen EDI-Formate in unterschiedlichen Nomenklaturen:

Die Anforderungen an die Inhalte der EDI-Rechnungen sind sehr stark partnerindividuell ausgeprägt. Die EDI-Dokumentationen der geforderten Rechnungsinhalte spiegeln die semantischen Anforderungen der unterschiedlichen Warenwirtschaftssysteme auf Kundenseite wieder. Da das Prozessdesign zur Verarbeitung der EDI-bürtigen Rechnungsdaten auf einer sehr heterogenen Ebene angesiedelt ist, können die Vorgaben je nach Rechnungsempfänger stark variieren. Die Darstellung von Rabatten, Zu- und Abschläge auf Kopf- und Positionsebene sowie die Rundungsproblematik sind nur einige der Facetten, die es bei der Implementierung von EDI-Rechnungen auf Seite des Versenders zu berücksichtigen und korrekt darzustellen gilt. Selbst in Bereichen mit starken Standardisierungstendenzen – wie z.B. dem AK-Handel – wird man feststellen, dass eine Handelskette wie Metro eine MGE-Lieferantennummer in den EDI-Rechnungen verlangt, während dieses Datenelement natürlich bei Edeka, Rewe & Co. keine Rolle spielt.

Dabei existiert wenig bis kein Spielraum für Abweichungen von den Spezifikationen, die in den diversen EDI-Dokumentationen für einen korrekten elektronischen Rechnungsaustausch definiert sind. Auf Empfängerseite existieren fast durchgehend automatisierte Validierungsprogramme, die vor der eigentlichen Verarbeitung der elektronischen Rechnungen im dahinter liegenden ERP-System zunächst die syntaktische Korrektheit des EDI-Belegs prüfen, um hernach eine semantische Plausibilitätsprüfung durch zuführen. Durchläuft die EDI-Rechnung die Vorverarbeitung  im Rahmen des EDI-Eingangsprozesses ohne Beanstandung, wird die Rechnung beglichen. Wird eines der Prüfkriterium verletzt, wird die Rechnung abgelehnt, der Lieferant erhält eine automatisierte Fehlerbenachrichtigung, und i.d.R verschiebt sich das entsprechende Zahlungsziel auf einen späteren Zeitpunkt. Dies kann insbesondere bei höheren Rechnungsvolumina empfindliche monetäre Einbußen zur Folge haben.

Softzoll unterstützt seine Kunden nicht nur auf syntaktischer Ebene, indem das korrekte Rechnungsausgangsformat sichergestellt wird. Softzoll ist außerdem in der Lage, eine Plausibilitätsprüfung der EDI-Rechnungen vice versa zu implementieren. Die ausgehenden EDI-Rechnungen werden dabei zunächst in die Transaktionsdatenbank des EDI-Systems überführt und dort gesammelt. Anschließend durchlaufen die aus dem ERP-System generierten Rechnungsdaten eine vorgelagerte Plausibilitätsprüfung.