Elektronischer Datenaustausch mit KEP-Dienstleistern – UPS, DHL & Co.

Im Rahmen einer umfassenden EDI-Integration von Logistikprozessen stehen zunächst die klassischen Spediteure und Logistiker im Fokus der Digitalisierung. Gerade für produktionsaffine Unternehmen liegt der Schwerpunkt des elektronischen Datenaustauschs anfänglich in der Transport- und Lagerorganisation der hergestellten Produkte: allein durch die schiere Masse an Produktionseinheiten bietet sich für die Verteilung der hergestellten Güter an die Distributoren eine automatisierte Abwicklung der zugrundeliegenden Prozesse an.

Im Rahmen einer holistischen Betrachtung der Logistikprozesse wird jedoch schnell klar, dass nicht nur die Verteilung von Masse eine organisatorische und zu optimierende Herausforderung darstellt, sondern dass der Faktor Menge ein noch viel größeres Optimierungspotenzial bietet. Da die Kosten pro Transporteinheit in der Regel mit abnehmender Masse ansteigen – somit also der Erlös geringer wird – suchen viele Unternehmen nach einem adäquaten Mittel, um durch die Digitalisierung mengenintensiver Versandprozesse zusätzliche Einsparungen zu realisieren.

In den letzten Jahren hat sich das Augenmerk dabei zunehmend auf die EDI-Integration von KEP-Dienstleistern (Kurier-, Express- und Paket-Dienst) wie UPS, DHL, DPD, Hermes und anderen gerichtet. Die Verlagerung des B2C-Geschäfts in das Internet zwingt viele Firmen dazu, ihre Endkunden direkt zu beliefern, klassischerweise durch einen eigenen Web-Shop. Da auch die großen Handelsketten vermehrt eigene Web-Shops betreiben, kommt den Zulieferern eine bedeutende Rolle zu, die nicht unterschätzt werden sollte: zwar findet der Verkauf der Produkte über die Web-Shops der Handelsunternehmen statt, der Zulieferer muss die verkauften Produkte aber direkt an den Endkunden liefern, Reklamationen abwickeln und die gesamte Organisation der Retouren übernehmen. Der klassische Handelsprozess aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung stellt dabei das geringste Problem dar. Die Abwicklung von Direktversand, Reklamationen und Retouren kann allerdings nur unter Einbeziehung der KEP-Dienstleister gelingen, da es sich oft um den Versand einzelner Produkte mit geringem Wertschöpfungspotenzial handelt. Der Produzent übernimmt somit die Rolle eines Fullfillment-Dienstleisters, dem es gelingen muss, alle beteiligten Prozesse zu möglichst geringen Kosten abzubilden. Dies kann nur auf Basis einer automatisierten Prozessabwicklung mit Hilfe von EDI-Technologien gelingen.

Auf der Suche nach einer automatisierten Prozessabwicklung mit den beteiligten KEP-Dienstleistern wird bis zum heutigen Tage von Seiten des Transporteurs der Einsatz einer Inselapplikation propagiert. Diese Lösungen bieten aber nur eine eingeschränkte Funktionalität, um die gewünschten Transportaufträge inkl. transportspezifischer Daten (Maße, Gewicht etc.) manuell zu erfassen, den Abholprozess auszulösen und ggf. eine Nachverfolgbarkeit der Sendung bis zur Ablieferung beim Warenempfänger zu gewährleisten. Die entscheidenden Nachteile dieser Insellösungen sind der zur Datenerfassung nötige manuelle Aufwand, die mangelnde Integrationsfähigkeit in das ERP-System des Versenders sowie der Umstand, dass diese Applikationen herstellerspezifisch sind und der Versender je Dienstleister eine individuelle Anwendung mit unterschiedlicher Applikationslogik zu bedienen hat.

Da die überwiegende Mehrheit der Unternehmen heute mit mehreren Dienstleistern agiert, sollte eine auf automatisierten EDI-Prozessen basierende neutrale Lösung das Ziel einer intelligenten KEP-Integrationsstrategie sein. Die führenden KEP-Dienstleister bieten heute ein entsprechendes Szenario an.

Als Beispiel für ein mögliches EDI-Integrationsszenario mit KEP-Dienstleistern soll an dieser Stelle als erstes UPS dienen. UPS bietet seinen Kunden bereits ein breites Spektrum an unterschiedlichen EDI-Prozessen und -Formaten, die sich grundsätzlich in drei Bereiche gliedern lassen:

Generell trennt UPS EDI-Formate in die beiden Kategorien EDI und XML. Unter EDI versteht UPS dabei sowohl die Übertragung der EDI-Daten im EDIFACT- als auch im amerikanischen ANSI X.12-Format. EDIFACT, ANSI X.12 und XML sind dabei jedoch lediglich als unterschiedliche EDI-Verpackungsvarianten zu betrachten, die dem Transport der logistischen Prozessdaten über die angebotenen Kommunikationswege (s.u.) dienen. Bedingt durch den amerikanischen Ursprung von UPS werden viele Prozesse abseits des Mainstreams vor allem im amerikanischen ANSI X.12-Standard angeboten. Für eine tiefergehende Integration der Logistikprozesse mit UPS sollten Anwender daher darauf achten, dass die eingesetzte EDI-Lösung sowohl in technischer als auch kaufmännischer Hinsicht den problemlosen Einsatz von ANSI X.12 Formaten erlaubt.

Für die EDI-Kommunikation bietet UPS momentan die Übertragungswege X400, FTP, sFTP und FTPS an.

Als zweiter großer KEP-Dienstleister neben UPS bietet DHL ebenfalls eine Reihe von logistischen Prozessen an, die sich mittels EDI automatisieren lassen. Auf dem firmeneigenen Portal können sich Kunden für die XML-Webservices und EDI-Lösungen für den Datenaustausch mit DHL anmelden und alle notwendigen Informationen anfordern.
DHL setzt dabei vor allem auf den Einsatz von EDIFACT-Formaten als probates Mittel für den EDI-Datenaustausch:

Bei der EDI-Prozessintegration von KEP-Dienstleistern sind UPS und DHL die Vorreiter, andere Anbieter bieten meist nur rudimentäre Möglichkeiten zur Digitalisierung von Logistikprozessen mittels EDI-Technologie. Oftmals kommen dabei proprietäre ASCII-Formate zum Einsatz. DPD beispielsweise nutzt dazu sogenannte DPD-Standardformate wie MPSEXPDATA für Sendungsinformationen an DPD, andere Prozesse werden als HAZDATA, CRDATA oder STATUSDATA bezeichnet. Da diese Formate die einzige Möglichkeit sind, mittels EDI-Datenaustauschen die digitale Kommunikation mit DPD zu initiieren, bietet DPD einen als DPD-Konverter bezeichneten Service, um aus anderen EDI-Formaten wie EDIFACT, XML, CSV; VDA oder SAP IDOC aus oder in das korrespondierende DPD-Standardformat zu konvertieren (z.B. STATUSDATA in IFTSTA etc.). Die DPD-Standardformate können dann über die Kommunikationswege AS2, FTP oder eMail mit DPD ausgetauscht werden.

Der Logistik-Dienstleister Hermes bietet über seine firmeneigene EDV-Beratung die Entwicklung von Branchenlösungen für den automatisierten Belegaustausch an. Diese Lösungen setzen sich beispielsweise zusammen aus einer SQL-Datenbank mit integriertem EDIFACT-Konverter und Kommunika­tionsmodul. Entsprechende Angebote werden auf Anfrage von Hermes erstellt. Des weiteren stellt Hermes ein Clearing Center zur Verfügung, wodurch der Betrieb einer eigenen lokalen EDI-Lösung entfällt. Die Datenübermittlung erfolgt via eMail oder FTP (File-Transfer-Protocol). Laut eigener Auskunft unterstützt Hermes alle Arten von Formaten, z.B. EDIFACT, EANCOM, beliebige EDIFACT-Subsets, XML, VDA, SEDAS u.v.a.

Durch die Eliminierung von papierbasierenden Prozessen können gerade in der Logistikbranche enorme Kostensenkungen erzielt werden. Außer den Papiermengen (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen usw.), die täglich zu bewältigen sind, darf der zeitliche Aspekt der Erfassung und Weiterverarbeitung im Unternehmen selbst nicht unterschätzt werden.

Auf Wunsch nimmt Ihnen Softzoll die komplette EDI-Integration ab und hilft Ihnen, an dieser Stelle Kosten zu senken und Ihre Prozesse zu optimieren.