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EDI mit Kundenshop-Systemen

Getreu dem Vorbild Amazon entdecken marktbestimmende Handelspartner zunehmend den Endkunden als Zielgruppe zur Erschließung neuer Umsatzfelder. 

Bei der Anbindung als Lieferant an die Bestellplattform eines Handelskunden geht es jedoch längst nicht mehr alleine um die bloße Verarbeitung von Bestellungen, die über einen Onlineshop generiert werden, sondern um eine möglichst ganzheitliche Integration aller verfügbaren Daten und Prozesse.

Eine konsistente Datenbasis über alle Geschäftsprozesse hinweg stellt wichtige Informationen rund um die angebotenen Produkte zur Verfügung und ermöglicht somit eine nahtlose Abwicklung der Bestellungen im Onlineshop. Durch die Verknüpfung des Onlineshops mit ERP- und CRM-Systemen werden die Prozesse vereinfacht und Fehler vermieden. Die Integration vom Kunden betriebener Onlineshops in bestehende IT-Infrastrukturen wird somit zunehmend zu einem wichtigen Erfolgsfaktor im digitalen Vertrieb.

  • Bereitstellung B2B-relevanter Informationen (Preise, Lagerbestände, Produktinformationen usw.)
  • Integration gemeinsamer Geschäftsprozesse über alle Systeme hinweg
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Prozessvereinfachung und Vermeidung von Fehlern durch optimale Systemintegration

Moderne OnlineOrder-Plattformen großer Handelskonzerne dienen mittlerweile als multidimensionale Vertriebsplattform, auf der Nutzer/Lieferanten sowohl vor- als auch nachgelagerte Prozesse für die Interaktion mit dem Endkunden eigenständig vornehmen. Auf Plattformebene geht es oftmals um vielschichtige Anforderungen, die zu einem großen Teil über herkömmliche EDI-Prozesse abgebildet werden können, für die Umsetzung einer Vielzahl von Mechanismen ist der reine EDI-Datenaustausch allerdings nicht ausreichend.

Für Lieferanten gilt es, bei der Anbindung umfangreiche Prozessanforderungen zu berücksichtigen, die aus den jeweiligen Vertragswerken nicht immer auf den ersten Blick klar ersichtlich sind.

Generell folgt der Ansatz auf Kundenseite einem klaren Modell:

  • Lieferant liefert plattformspezifisch klassifizierte Artikel- und Produktstammdaten
  • Lieferant erhält Bestelldaten aus der jeweiligen Vertriebsplattform
  • Lieferant liefert Liefermeldungen an die jeweilige Plattform
  • Lieferant übernimmt das gesamte Reklamations- und Retouren-Management direkt mit dem Endkunden

Vorbild: amazon

Bei all diesen Szenarien handelt es sich fast immer um eine Kopie des Amazon-Modells. Aus Sicht des Lieferanten ergeben sich jedoch eine Vielzahl an kunden- und plattformspezifischen Anforderungen, die einer genauen Analyse bedürfen um daraus eine nachhaltige Implementierungs-Strategie ableiten zu können, die für den Lieferanten die Integration unterschiedlicher Plattformkonstrukte ermöglicht.

API- VS. DATEIBASIERTE ANBINDUNG – SOFTZOLL BERÄT SIE FACHKUNDIG BEI DER INTEGRATION IHRES ONLINESHOP-SYSTEMS. 

API vs. Dateibasierte Anbindungen

Aktuelle Projekte unserer Kunden zeigen, dass sich die unterschiedlichen Anforderungen von Endkunden Shop-Systemen oder Vertriebsplattformen in zwei grundsätzliche Kategorien gliedern lassen: dateibasierte Anbindungen und Anbindungsformen, die auf Basis einer heterogenen API-Definition basieren.

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API-Integration als Kostenfalle

Obwohl es Ansätze gibt, API-Integrationen – z.B. via REST/JSON API – zu standardisieren, sind diese Anbindungen momentan noch anwendungsspezifisch, d.h. je nach verwendeter Plattform-Software variieren die zu integrierenden APIs. Ähnlich den unterschiedlichen EDI-Formaten weisen auch die jeweiligen Shop-spezifischen API-Dokumentationen unterschiedliche zugrunde liegende Integrations-Technologien auf. Für den Lieferanten bedeutet dies nicht unerhebliche Aufwände, da die proprietären APIs je Plattform nicht problemlos durch Standard-ERPs zu integrieren sind. Da sich das „Amazon Modell“ kundenseitig stetig steigender Beliebtheit erfreut, stellt sich die Frage, ob sich der hiermit verbundene Integrationsaufwand auch für solche Kunden lohnt, deren Geschäft noch nicht durch hohe Umsatzzahlen gekennzeichnet ist.

So hat sich für die Anbindung von API-basierten Online-Plattformen mittlerweile eine eigenständige IT-Industrie entwickelt, die als eine Art vorgelagertes ERP-System die auf unterschiedlichen API-Technologien basierenden Plattformen integriert (z.B. Tradebyte usw.). Diese AddOns übernehmen dabei die z.T. dialogbasierten Anwendungsszenarien und überführen die generierten Belege via Schnittstelle an das jeweilig im Einsatz befindliche ERP-System. Der Nachteil einer solchen Vorgehensweise besteht neben den kaufmännischen Aspekten darin, dass nicht alle Anbieter auch alle Plattformen unterstützen. Nicht weniger schwer wiegt die Tatsache, dass durch eine solche Vorgehensweise die firmeneigene Warenwirtschaft als „führende Instanz“ praktisch ausgehebelt wird und sich das Unternehmen somit in die Abhängigkeit eines weiteren zu betreibenden ERP-Systems begibt.

Die Softzoll Technologie ermöglicht die Integration multipler API´s durch ein eigenes anforderungsspezifisches Modul.

An dieser Stelle muss klar differenziert werden: für die Anbindung von ERP-Systemen ist eine API-Integration durchaus sinnvoll, da sie für den Anwender erhebliche Vorteile mit sich bringt. Diese nach innen gerichtete API-Integration führt sich allerdings selbst ad absurdum, sobald eine hohe Anzahl kundenspezifischer Online-ORDER-Plattformen auf Basis dieser heterogenen Technologie integriert werden. Nachhaltig ausgerichtete Vertriebsplattformen haben daher den Weg einer dateibasierten Integration der Lieferanten vorgesehen

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MultiLevel-Integration durch dateibasierte EDI-Anbindung

Der Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass auf Basis der im Standard der ERP-Systeme verfügbaren Schnittstellen die Anbindung jeder kundenspezifischen Vertriebsplattform so einfach wie die Anbindung eines zusätzlichen (EDI-) Partners realisiert werden kann. Für ein ERP-System, das bereits Kundenbestellungen in EDIFACT-, XML- und anderen Formaten verarbeitet, muss lediglich eine neue Partnerverbindung eingerichtet werden, um Bestelldaten aus den jeweiligen kundenspezifischen Plattformen zu empfangen.

Im Gegensatz zu API-basierenden Anbindungsmöglichkeiten wird hier auf eine dateibasierende Integration gesetzt. Intelligente Plattformen nutzen eine Anbindung via EDIFACT, XML, oder ASCII/TXT-Formaten, da diese Formate bereits bei einer Vielzahl von Lieferanten für die Kundenintegration im Einsatz sind. Für den Bereich der Artikelstammdaten bieten sich XML-basierende Formate an, die eine Übermittlung oder Referenzierung von Bildinformationen ebenso erlauben wie eine freiere Gestaltung der Klassifizierungs-Hierarchien, was beispielsweise bei EDIFACT-Formaten nicht der Fall ist.

Der primäre Vorteil dateibasierter Anbindung besteht in der Möglichkeit der ERP-seitigen Abbildung globaler Geschäftsprozesse. Gemeinsam mit der EDI-Technologie von Softzoll wird so eine prozessbezogene Konsolidierung der ERP-bürtigen Inhalte ermöglicht (syntaktisch & semantisch); das jeweilige Austauschformat der Daten ist hierbei unerheblich.

Aus strategischer Sicht sollte ein modernes EDI-System in der Lage sein, je Geschäftsprozess einen Datenpool zu generieren, dessen Quellen multi-applikationsfähig sind; gleichzeitig muss der generierte Output der genutzten EDI-Software sowohl die jeweiligen Anforderungen des ERP-Systems als auch die Voraussetzungen der kundenspezifischen Online-Plattform erfüllen.

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Besser auf Nummer Sicher gehen – mit Softzoll!

Durch unsere langjährige, branchenübergreifende Erfahrung befinden wir uns in ständigem Austausch mit sämtlichen Nutzergruppen moderner OnlineShop-Technologien. Zu der mehr als 500 Firmen umfassenden Kundenbasis von Softzoll zählen global agierende Konzerne ebenso wie mittelständische Unternehmen und dynamisch wachsende StartUps; deren Kunden und Zulieferer ebenso wie IT- und sonstige involvierte Partner. Täglich sprechen wir mit den an diesen Projekten beteiligten Menschen und wissen daher als EDI-Anbieter genau, was es zu beachten gilt, um eine valide Strategie zu entwickeln, die sowohl aktuelle als auch zukünftige Anbindungen an unterschiedliche Vertriebsplattformen umfasst.

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Stammdaten als Grundlage jeder OnlineOrder-Plattform

Die Übermittlung von Stammdaten ist einer der ältesten Prozesse im EDI-Datenverkehr; die Hinterlegung der Stammdaten des Lieferanten im ERP-System des Kunden stellt die Grundlage moderner EDI-Interaktionen dar. Ausgehend von den Anfängen des Stammdatenaustausch in Form des SINFOS Datenpools – der zu Beginn noch mit proprietären ASCII-Formaten befüllt wurde – hat sich dieser Bereich mittlerweile zu einem eigenständigen Zweig innerhalb der EDI-Datenaustausche entwickelt. Dabei muss unterschieden werden zwischen der Übertragung reiner Artikelinformationen und der Bereitstellung aufbereiteter Stammdaten in Form von katalogspezifischen Strukturen.

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Übermittlung von reinen Artikelstammdaten

Die Übermittlung von Artikelstammdaten in ihrer originären Form ist ein klassischer EDI-Prozess. Das UN/EDIFACT-Gremium bietet mit dem Nachrichtentyp PRICAT (= Price and Sales Catalogue) einen eigenständigen Nachrichtentyp. Im Grunde genommen bildet dieser EDIFACT-Nachrichtentyp die Grundlage eines darauffolgenden EDI-Dreiklangs des klassischen Handelswesens wie Bestellung (ORDERS), Lieferschein (DESADV) und Rechnung (INVOIC). Nachteil dieses Nachrichtentyps ist, dass die Menge an Informationen, die zur Beschreibung eines Artikels dient, erhebliche Größenordnungen annehmen kann. Aus diesem Grund hat dieser Nachrichtentyp keine weitflächige Verbreitung finden können, da die ERP-Systeme der Lieferanten oft nicht in der Lage sind, den von Kundenseite gewünschten Umfang an Artikelinformationen abzubilden. Hinzu kommt, dass z.B.in der Möbelindustrie eine Variantenvielfalt entsteht, in der ein Artikel (z.B. „Küche“) potenziell millionenfache Ausprägungen annehmen kann, die mit einer herkömmlichen Artikelbeschreibung nicht mehr zu umfassen ist. Ansätze mit produkt- bzw. branchenspezifischen Konfiguratoren haben sich bis dato nicht wirklich durchsetzen können.

Übermittlung von klassifizierten Artikelinformationen

Davon abzugrenzen ist die geforderte Bereitstellung von Artikeln des Lieferanten in einer Struktur, die außer den reinen Artikelinformationen auch der Artikeldarstellung bzw. der Hierarchisierung der OnlineOrder-Plattform Rechnung trägt. Auf technischer Ebene handelt es sich dabei überwiegend um XML-Strukturen, die bereits für den Import in das jeweilige Katalogsystem des Kunden aufbereitet werden müssen. Dabei sind die „reinen“ Artikelinformationen lediglich die Basis für weiterführende Anforderungen. Je nach Ausprägung der Ziel-Vertriebsplattform müssen nicht nur partnerspezifische XML-Strukturen implementiert werden, sondern die Anforderungen erweitern sich um zwei Aspekte, die im Vorfeld einer detaillierten Analyse zu unterziehen sind.

Damit der Endkunde in dem jeweilig angesteuerten OnlineOrder-System des Kunden zeitgemäße Funktionen wie Stichwortsuche und aussagekräftige Artikeldarstellungen erhalten kann, nutzen diese Vertriebsplattformen als Basis Stammdatenkataloge, die zunächst in die verschiedenen Systeme importiert werden müssen.

Diese Katalogstrukturen stellen im Kern zwei Anforderungen, die im Vorfeld der digitalisierten Übermittlung realisiert werden müssen:

  • Um den Erfordernissen der OnlineOrder-Systeme gerecht zu werden, muss jeder einzelne Artikel zunächst gemäß den Vorgaben des Kunden klassifiziert werden. Die Bandbreite an möglichen Klassifizierungen ist stark branchenabhängig und reicht von Gefahrgutklassen, bis hin zu Waschanleitungen für Textilien. Damit diese Klassifizierung durchgeführt werden kann, benötigt der Lieferant dementsprechend ein Katalogmanagement-Tool, das es ihm ermöglicht die diversen kundenspezifischen Klassifizierungen vorzunehmen. Insbesondere Produkte mit einer extremen Variantenvielfalt, wie z.B. im Bereich der Elektrotechnik, können bei einer sechsstelligen Anzahl von Produkten und Produktvarianten z.T. erhebliche Vorarbeiten verursachen. Zwar gibt es branchenspezifische Ansätze für die Standardisierung von Klassifikationen, wie z.B. eClass in der Elektrotechnik, diese werden jedoch unterlaufen von den herstellerspezifischen Vorgaben für die Klassifizierung der jeweilig vom Kunden genutzten OnlineOrder-Plattform.
  • Zudem reicht die alleinige Übermittlung von klassifizierten Artikelstammdaten in einem XML-Format nicht aus, um den Anforderungen der jeweiligen Kunden-Vertriebsplattformen gerecht zu werden. Eine zusätzliches Anforderungsspektrum erwächst nämlich aus dem Umstand, dass zu den einzelnen Artikeln auch Bildinformationen benötigt werden. Daher gilt es, die klassifizierten Artikel – i.d.R. über eine artikelspezifische URL – mit den relevanten Media-Inhalten zu verknüpfen. Auch in diesem Szenario muss eine Betrachtung erfolgen, nach dem diese, z.B. über eine Namenskonvention je Media Datei zuzuordnende Bildinformation, für externe Zugriffe verfügbar gehalten werden muss. Das kann über einen eigenen Media Server oder über einen Medien Server auf Kundenseite implementiert werden.

Allein die Vorarbeiten zur Integration lieferantenbürtiger Daten können also bereits erhebliche Dimensionen annehmen. Vor Vertragsunterzeichnung sollten diese Aspekte daher bedacht, geplant und bepreist sein. Insbesondere die Klassifizierung von Artikeln ist für den klassischen EDI-Datenaustausch ohne Belang und sollte durch die dedizierte Verwendung einer möglichst vielseitigen Katalogmanagement-Software unterstützt werden. Die Übersendung der klassifizierten Artikelinformationen durch das EDI-Subsystem spielt in diesem Zusammenhang dann eine eher untergeordnete Rolle.

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Klassische EDI-Geschäftsprozesse mit OnlineShop-Systemen

Nach der dargestellten Artikelaufbereitung erfolgt die Integration der Vertriebsplattform des jeweiligen Kunden mit den handelstypischen Geschäftsprozessen auf Basis von EDI. Am Anfang der Prozesskette steht typischerweise die Verarbeitung der durch die OnlineOrder-Plattform generierten Bestelldaten der Endkunden. Nahezu alle Plattformen weisen dafür mehr oder weniger technisch ausgereifte EDI-Schnittstellen auf; die Bandbreite reicht hier von diversen ADCII/TXT-basierenden Variationen wie einfachsten CSV ASCII-Formaten über EDIFACT/ORDERS-Schnittstellen bis hin zu proprietären XML-Derivaten. Aus Sicht des Lieferanten ist die jeweilige Vertriebsplattform des Kunden – ein geeignetes EDI-Subsystem vorausgesetzt – lediglich eine weitere Quelle von Bestelldaten, die über die globale ORDERS IN-Prozessschnittstelle des eingesetzten EDI- und ERP-Systems verarbeitet werden kann. Allerdings können die im Laufe des Bestellprozesses auf der Online-Plattform durch den Endkunden generierten Bestelldaten zusätzliche Elemente enthalten, die für die nachgelagerten Folgeprozesse u.U. relevante Informationen darstellen. Nach Auftragseingang wird als Folgeprozess überwiegend eine Bestätigung erwartet, die direkt an die Plattform zu richten ist. Dabei spielen die einzusetzenden Formate eine untergeordnete Rolle. 

Lieferstatus & Retourenmanagement

Wurde bisher der Informationsfluss zwischen Lieferanten und Online-Shop definiert, tritt nun ein neuer Aspekt zutage: die direkte Interaktion mit dem Nutzer der OnlineShop-Systeme, also dem Endkunden. Dabei ist es unerheblich, ob dieser Prozess, in Form einer Bestellbestätigung (ORDRSP), des Bestellstatus (OSTRPT) oder einer Liefermeldung (DESADV), eingesetzt werden soll. Auch die eingesetzten Formate (EDIFACT, XML; ASCII/TXT) sind dabei nicht von Relevanz.

Allen Anforderungen gemein ist, dass die Kerninformation dieses Prozesses die Übermittlung der Sendungsnummer ist, unter der der Versand des Packstücks via KEP-Dienstleister oder Spedition nachverfolgt werden kann. Auf Artikel- oder Auftragsebene wird hier der Grundstein für die nachgelagerten Prozesse gelegt. Auf technischer Basis rücken zwei Kerninformationen in den Fokus, deren Generierung zwar unproblematisch ist, die aber aus integrativer Sicht nicht hoch genug bewertet werden können. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Informationen via OnlineShop oder in direktem Datenaustausch mit dem Endkunden zur Verfügung gestellt werden.

Die von den diversen Shop Betreibern nachgefragten sendungsrelevanten Informationen beinhalten die Sendungsnummer der direkt via Lieferant oder über die jeweiligen Artikel-vorhaltenden OnlineOrder-Shops auf den Weg gebrachten Lieferung sowie einen kundenspezifischen RetourenCode.

Moderne EDI-Systeme sind zwar durchaus in der Lage, diese Informationen z.B. über die Schnittstelle eines lagergestützten Kommissioniersystems auszulesen und in den jeweiligen EDI Prozess einzuspeisen; allerdings verfügen zahlreiche Unternehmen über kein einheitliches und integratives Lagerverwaltungssystem , sondern es werden überwiegend „Inselapplikationen“ der jeweilig im Einsatz befindlichen KEP- und Logistikdienstleister genutzt..

Integration multilateraler Datenquellen als Schlüssel zum Erfolg

Ziel bei der Anbindung von OnlineShop-Systemen sollte die Entnahme aller relevanten Informationen aus den ERP-bürtigen Schnittstellen sein, zugleich einen hohen Automatisierungsgrad zur Vermeidung zusätzlicher ERP-Schnittstellen zu gewährleisten und – nicht zuletzt – die Integration diverser Inselapplikationen, um so einen validen Datensatz an das OnlineShop-System des Firmenkunden und in letzter Instanz des Endkunden zu gewährleisten.

Im Gegensatz zur überwiegenden Anzahl der EDI Systeme, die auch heute noch mit formatorientierten Technologien arbeiten, setzt Softzoll hier auf den Einsatz einer datenbankgestützten EDI-Plattform, die ungeachtet der verschiedenen Schnittstellen und Formate eine RDBMS-basierte Integrationsebene zur Verfügung stellt. Zahlreiche Kundeninstallationen beweisen, dass allein die Fokussierung auf geschäftsprozessrelevante Inhalte ungeachtet diverser Schnittstellenformate eine zeitnahe und kostengünstige Realisierung garantiert. Alle Versuche, diese Problematik mit Zwischenformaten wie XML oder ASCII zu lösen sind dazu bestimmt, Projekt zu generieren, deren Laufzeit und Kosten im Vorfeld nicht zu evaluieren sind.

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