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XRECHNUNG
– WORAUF ES ANKOMMT

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XRechnung ist die Elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung.

Seit dem 27.11.2020 ist die Verwendung des Formats XRechnung verpflichtend für Unternehmen, die Rechnungen elektronisch mit öffentlichen Institutionen in Deutschland und Europa austauschen.

Elektronische Rechnungen an den öffentlichen Sektor

XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das den Austausch elektronischer Rechnungen innerhalb und mit der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen soll. Der Datenaustauschstandard wurde entwickelt und bereitgestellt von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT), die zusammengesetzt ist aus Expertinnen und Experten aus Bund, Länder und Kommunen..

Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein strukturiertes Datenformat, d. h., alle relevanten Inhalte der Rechnung sind spezifiziert und können somit automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.

XRechnung – strukturiert, zuverlässig, nachhaltig

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Was ist eine "Elektronische Rechnung"?

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber in Europa, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. In dieser Richtlinie wird außerdem festgelegt, was unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen ist.

Begleitend wurde das Europäische Komitee für Normung (CEN) damit beauftragt, zusammen mit den Mitgliedsstaaten eine Norm zu entwickeln, die die weiteren Pflichtelemente einer e-Rechnung definiert. Die daraus entstandene EN 16931 legt Inhalte wie Informationen über den Käufer und Verkäufer, den Zahlungsempfänger, Lieferdetails etc. fest und gibt weitere Empfehlungen zur Umsetzung. Reine Bilddateien – wie beispielsweise die eingescannte Papierrechnung als Anhang einer E-Mail – gelten nach dieser Richtlinie nicht als elektronische Rechnungen. Erlaubt waren allerdings bisher sogenannte „hybride Formate“, bei denen bestimmte definierte Inhalte der Rechnung den Richtlinien entsprechen; also Rechnungsformate, die aus einem strukturierten Format und einer Bilddatei bestehen.

Basierend auf der europäischen Norm EN 16931 wurde von der KoSIT ein spezielles semantisches Datenmodell für den Belegaustausch mit dem öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt (CIUS – Core Invoice Usage Specifications), worin bestimmte optionale oder verpflichtende Elemente der Rechnungsnorm genauer definiert werden.

Grundsätzlich lässt sich zwischen folgenden Formaten unterscheiden, die grob unter dem Begriff „E-Rechnung“ zusammengefasst werden können:

  • strukturierte Datenformate: z.B. EDIFACT, XML, XRechnung,
  • unstrukturierte Datenformate: z.B. Bilddateien, eingescannte Rechnungen (tif, .jpg oder PDF)
  • hybride Daten, strukturiertes Format + unstrukturiertes Format:
    Bilddatei + z.B. ZUGFeRD

Nach der Verabschiedung der XRechnung 2017 erfolgte die sukzessive Einführung bei den Behörden in Deutschland. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen von Unternehmen, die Rechnungen an öffentlichen Einrichtungen senden, im XRechnung-Format übermittelt werden. 

Hierzu stehen zwei unterschiedliche Datenmodelle zur Verfügung, die von der Bundesdruckerei und anderen öffentlichen Empfängern akzeptiert werden:

  • UBL: Universal Business Language; entwickelt von OASIS (das von den Zertifizierungsbehörden empfohlene und auch von Softzoll verwendete Datenmodell)
  • CII: Cross Industry Invoice; entwickelt von CEFACT (ausschließlich INVOIC)

Zeitplan für die Einführung und Verpflichtung zur Elektronischen Rechnung/XRechnung in Deutschland

softzoll-X-Rechnung-Timeline

zum Vergrößern auf die Grafik klicken

Vorteile der XRechnung

Die XRechnung …

  • … basiert auf offenen Standards und ist somit frei und unentgeltlich nutzbar.
  • … gibt klare Regeln und Verbindlichkeiten für alle Beteiligten vor.
  • … ist durch die eingesetzten Technologien zuverlässig und nachhaltig.
  • … ermöglicht die weitgehende Automatisierung des Rechnungsworkflow, sowohl aufseiten des Auftraggebers als auch aufseiten des Auftragnehmers.

XRECHNUNG AUTOMATISIERT, FLEXIBEL, RECHTSKONFORM
– MIT SOFTZOLL

Softzoll-XRechnung-ERP-XML-Versand-neu

Mit den Zentralen Rechnungseingangsplattformen (ZRE und OZG-RE) stellen Bund und Länder einheitliche elektronische Eingangswege für die XRechnung bereit.

Softzoll-Bund-XRechnung-ZRE-Portal

Übertragungswege für die XRechnung

Für den Empfang elektronischer Rechnungen durch öffentliche Empfänger hat der Bund eine zentrale Plattform im Web eingerichtet, den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE). Die ZRE ist für die Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung die verpflichtend zu nutzende zentrale Rechnungseingangsplattform.

Ein optionales Angebot des Bundes ist die OZG-RE, die Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, angeschlossene Zuwendungsempfänger sowie kooperierende Bundesländer weiterleitet.

Zur Übertragung der XRechnung an diese Plattformen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Übertragung der XRechnung via E-Mail (sehr unspezifische Rückmeldungen Fehlerangaben betreffend)
  • Upload der XRechnung via Web-Formular
  • WebService via PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine – Netzwerk zur Übermittlung elektronischer Dokumente; externes, kostenpflichtiges Netzwerk, verbunden mit hohen Nebenkosten)

Bevor die zentrale Plattform des Bundes (ZRE) oder diejenige der Länder (OZG-RE) zur Rechnungsübermittlung an Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor genutzt werden können, sind eine einmalige Registrierung sowie eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers erforderlich; bei der Rechnungseingangsplattform OZG-RE bedarf es zusätzlich einer Umsatzsteuer-ID.

Automatisierter XRechnung-Versand aus dem eigenen ERP-System – mit Softzoll

Im Großen und Ganzen wird dem Anwender die Implementierung der behördlichen Vorgaben im Rahmen der XRechnung nicht besonders einfach gemacht. Es verlangt eine gewisse Expertise, sowohl in EDI-/bzw. XML-technischer Hinsicht, als auch mit Blick auf die Schaffung der IT-technischen Grundbedingungen, wie z.B. die Installation einer geeigneten Java-Runtime Environment (JRE). Außerdem braucht es ein Verständnis für die zu prüfenden Spezifikationen.

Zusätzlich gilt es, die verlangten Business Rules zu verstehen, um im Bedarfsfall zunächst auch eine manuelle Prüfung der generierten Daten gegen die verlangten Business Rules durchführen zu können.

Zu beachten und vorzubereiten sind im Einzelnen:

  • Die zu prüfende Datei im XML Format
  • Eine geeignete Szenario-Datei
  • Die passenden Schematoren-Regeln
  • Das jeweils geeignete Validation-Tool

Diese Komponenten müssen zusätzlich mit der jeweiligen XRechnungs-Version sowie dem passenden Validation-Tool kompatibel sein. Ein komplettes Package mit aufeinander abgestimmten Komponenten wird von der KoSIT angeboten. Die zur Verfügung gestellten Dokumentationen und Tools (wie z.B. auch das jeweilige Validierungs-Tool) werden in Form einer *.zip Datei zum Download bereit gestellt, sind jedoch leider nicht selbsterklärend und stellen in puncto Implementierung eine echte Herausforderung dar.

Um die final generierten XML-Dateien zu prüfen gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Manuelles Hochladen in eines der geeigneten Portale (ZRE oder OZG-RE)
  • Versand per eMail an die BDR/Bundesdruckerei (unspezifische Fehler-Rückmeldungen)
  • Offline-Validierung mit dem geeigneten Validierungs-Tool (komplettes Package mit notwendigen Komponenten zum download bei der KoSIT)

Leider geben nicht alle beschriebenen Varianten präzise Fehlermeldungen zurück, und die zurück gemeldeten Fehler sind zum Teil nicht korrekt (z.B. Szenario nicht gefunden etc.).

Für eine automatisierte Anbindung des Rechnungsversands via XRechnung, – gespeist aus einer integrierten Schnittstelle – empfiehlt sich auf Grund der Fülle an Informationen und unterschiedlichen Optionen die Realisierung über einen erfahrenen EDI-Dienstleister.

Softzoll begleitet Sie bei der Anbindung Ihres ERP-Systems mit der Genese geeigneter Rechnungsinhalte, bei der Validierung erster Testdaten bis hin zur Produktivsetzung und dem fortlaufenden automatischen Versand der XRechnungen an die Rechnungsempfänger auf Landes- und Bundesebene.

 

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