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BAHAG Online-Shop Integration Mit OSTRPT: Teil 1: Bestellprozess

BAHAG Online-Shop Integration mit OSTRPT: Teil 1: Bestellprozess

BAHAG Online-Shop Integration mit OSTRPT: Teil 1: Bestellprozess

Die BAHAG AG fordert Lieferanten auf, zusätzlich zu dem schon seit längerem im Einsatz befindlichen klassischen Bestellprozess auch die Bestellungen aus dem BAHAG Online-Shop in einem vordefinierten Szenario zu verarbeiten. Für alle nicht EDI-fähigen Lieferanten bietet BAHAG ein entsprechendes Online-Portal an. Um den manuellen Aufwand zu minimieren, kann der gesamte Bestellprozess der via Online-Shop generierten Aufträge auch automatisiert mittels klassischer EDIFACT-Nachrichten abgebildet werden, diese Prozesskette bedingt jedoch einige Spezifika, die eine holistische Betrachtung des Prozessablaufs nötig machen.Die durch den BAHAG Online-Shop generierten Bestellungen der Endkunden werden zunächst durch interne BAHAG-Mechanismen verarbeitet, um anschließend in einer speziellen Variante der EDIFACT-Nachricht ORDERS an den Lieferanten übermittelt zu werden. Der Gesamtablauf lässt sich zur Veranschaulichung generell in 3 Blöcke gliedern, die gesondert zu betrachten sind und auch hinsichtlich der Verarbeitungsmechanismen jeweils eigene Anforderungen stellen:

  • Bestellungen
  • Storno-Management
  • Retouren-Management

Der folgende Text befasst sich mit den Anforderungen des ersten Anforderungskomplexes zur Verarbeitung der Online durch den Endkunden generierten Bestelldaten, die zusätzlichen Anwendungsbereiche werden in weiteren Blogeinträgen gesondert betrachtet. Analysiert man die durch die BAHAG AG zur Verfügung gestellten Informationen, lässt sich die Prozesskette zur automatisierten Verarbeitung der Online-ORDERS in 5 Teilbereiche untergliedern.

  1. Bestellung des Endkunden via Online-Shop an BAHAG
  2. Bestellung von BAHAG an den Lieferanten mittels EDIFACT-Nachricht ORDERS
  3. Bestellbestätigung vom Lieferanten an BAHAG mittels EDIFACT Nachricht OSTRPT (ORDERS STATUS REPORT)
  4. Bei KEP/Paketdienstleistern: Versandbestätigung vom Lieferanten an BAHAG mittel EDIFACT-Nachricht OSTRPT (ORDERS STATUS REPORT)
  5. Bei Speditionsauslieferung: Avisierung des Liefertermins vom Lieferanten an den Endkunden mittels Telefonat
  6. Bei Speditionsauslieferung: Lieferbestätigung vom Lieferanten an BAHAG mittels EDIFACT-Nachricht OSTRPT (ORDERS STATUS REPORT)

Diese kurze Betrachtung des Gesamtprozesses zeigt einerseits, dass der Prozess ggf. eine manuelle Interaktion erforderlich macht. Ersichtlich wird aber auch, dass die Nachricht OSTRPT (ORDERS STATUS REPORT) je nach Position im Gesamtablauf unterschiedliche Bedeutungen transportiert, die durch spezielle Status mittels Qualifier gekennzeichnet werden.

Die drei wichtigsten und obligatorischen Status sind:

  • 5: Bestellung ist eingegangen
  • 24: Ware wurde an den Transportdienstleister übergeben
  • 21: Bei Speditionslieferung – Lieferung wurde erfolgreich zugestellt, Kunde hat den Warenerhalt schriftlich bestätigt

Daneben gibt es eine Reihe von optionalen Status, die v.a. die diversen Varianten der Lieferdetails abbilden.

Aus Sicht des Lieferanten ist es wichtig zu wissen, dass es sich bei den eingehenden Bestellungen i.d.R. um ORDERS-Nachrichten handelt, die nur einige Bestellpositionen aufweisen dürften, d.h. dass je Endkunde eine Einzelbestellung ausgelöst wird und somit in Summe eine hohe Anzahl von ORDERS-Nachrichten zu erwarten sind. Die Verarbeitung dieser eingehenden ORDERS ist bei einem performanten EDI System unproblematisch, es gilt jedoch zu beachten, dass je eingehende ORDERS auch eine korrespondierende OSTRPT-Nachricht generiert und an BAHAG versendet werden muss. Um den manuellen Aufwand möglichst gering zu halten, bietet Softzoll daher ein spezielles Modul an, welches automatisch eingehende Bestellungen des BAHAG Online-Shops mit einer OSTRPT Nachricht quittiert. Die dazu benötigten Nachrichteninhalte für die OSTRPT-Rückmeldung müssen nicht via ERP-Schnittstelle übergeben werden, sondern werden durch das EDI-System automatisch mit den Inhalten der eingegangenen ORDERS von BAHAG befüllt und mit dem „Status 5“ (s.o.) als erfolgreich eingegangen versehen und versendet. Diese Funktionalität trägt dem Umstand Rechnung, dass die meisten ERP-Systeme im Standard keine geeignete Schnittstelle für den Prozess OSTRPT aufweisen und vermeiden auf diese Weise die Kosten für ein darauf ausgerichtetes dediziertes ERP Projekt.

Diese Funktionalität ist ausreichend, um den Teilbereich 5 (s.o.) abzudecken. Für die erfolgreiche Realisierung des Teilbereichs 4 (Versandbestätigung) benötigt man jedoch eine erweiterte Funktionalität. Wichtigstes Element für die Erfüllung der BAHAG Vorgaben sind semantischer Natur, dazu müssen die Informationen „Paketdienstleister“ und „Sendungsnummer“ an das EDI-System übergeben werden. Da es sich dabei in den meisten Fällen um dynamische Dateninhalte handelt, ist eine Übergabe der Daten via ERP-Schnittstelle oft zwingend erforderlich. Diese Übergabe vom ERP-System an das EDI-Subsystem kann u.U. relativ einfach dadurch erreicht werden, in dem die Schnittstelle für ausgehende Liefermeldungen (DESADV) um die relevanten Inhalte erweitert wird. Anhand eines bilateral zu vereinbarenden Qualifiers erkennt das Softzoll EDI-System, ob es sich um Daten handelt die zur Genese der OSTRPT-Nachrichten bestimmt sind. Dadurch ist es möglich, diesen Datenstrom von den herkömmlichen Liefermeldungen zu trennen und nur zur Herstellung der OSTRPT-Nachrichten zu verwenden. Werden über diese Schnittstelle auch die diversen OSTRPT-Status versorgt, generiert das EDI-System je Statusänderung automatisch einen OSTRPT-Beleg an BAHAG.

Eine zusätzliche Herausforderung kann dadurch entstehen, dass die durch BAHAG generierte Online-Shop Bestellnummer/ID nicht im ERP-System importiert, weitergeführt und für die Genese der OSTRPT-Nachrichten via Schnittstelle an das EDI-System übergeben werden kann. Diese Online-Shop Bestellnummer/ID ist meist jedoch in allen relevanten Belegaustauschen zwingend erforderlich. Ein spezielles Zusatzmodul von Softzoll extrahiert die Online-Shop Bestellnummer/ID aus den eingehenden ORDERS des BAHAG Online-Shops und hält diese in einer separaten Datenbanktabelle vor (Standard Speicherdauer: 7 Tage). Bei der Genese der relevanten OSTRPT-Nachrichten wird diese Information dann automatisch hinzugefügt. Voraussetzung für diese Funktionalität ist lediglich die Möglichkeit einer Referenzierung zu den Ausgangsdaten der ERP-Schnittstelle, ggf. bis auf Positionsebene.

Stichwörter

  • Softzoll, EDI, EDIFACT, BAHAG, Online Shop, Integration, Lieferanten, Bestellung, Bestellprozess, Bestellbestätigung, Liefermeldung

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