Die nun folgende Aufgabenstellung ist die semantische Definition der jeweils gewünschten Geschäftsprozesse. Das Format der im Einzelfall beteiligten konzerninternen ERP-Systeme und der gewünschten teilnehmerspezifischen EDI-Formate von Kunden und Lieferanten spielt in diesem Schritt noch keine Rolle.

Jeder Teilnehmer des sich im Aufbau befindlichen konzernweiten EDI-Hubs muss die Frage beantworten können, welche Dateninhalte zur Verarbeitung der jeweiligen Prozesse benötigt werden. Als Blaupause liefert Softzoll für jeden gewünschten Geschäftsprozess eine Dokumentation, die ca. 90% der relevanten Informationen festlegt, die heute weltweit in digitaler Form ausgetauscht werden. Diese kann den individuellen Bedürfnissen entsprechend angepasst werden. Das Ergebnis ist eine konzernweite Prozessdokumentation, in der sämtliche Dateninhalte je gefordertem Geschäftsprozess definiert sind.

Die technische Umsetzung des konzernweiten EDI-Hubs ist die konsequente Fortführung der vorangegangenen Prozesse. Auf Basis der entstandenen Prozessdokumentationen stellt jeder Unternehmensteil sicher, dass er alle gemeinsam definierten Inhalte sowohl eingehend als auch ausgehend verarbeiten kann. Dabei kommen die Schnittstellen der jeweiligen ERP-Systeme zum Tragen. An Hand der Dokumentationen wird jeder Teilnehmer dazu verpflichtet, die jeweiligen Schnittstellen zu parametrisieren und zur Verwendung innerhalb des Konzern-Hubs zur bereitzustellen. Dies geschieht entweder durch interne KnowHow-Träger oder durch externe Dienstleister. Das Format der jeweiligen Schnittstellen ist unerheblich, die Semantik der einzelnen Prozesse steht im Vordergrund.

Die so entstandenen ERP-Schnittstellen der jeweiligen Konzernteilnehmer werden Softzoll zur Verfügung gestellt, um die direkte Integration der beteiligten ERP-Systeme in den Konzern-Hub zu ermöglichen. Softzoll integriert jedes Konzernmitglied anhand dieser Schnittstellen-Dokumentationen in den zentralen Datenpool, der nun je Geschäftsprozess über eine synchronisierte Semantik verfügt. Technisch wird der zentrale Datenpool durch eine relationale Datenbank repräsentiert, die je Geschäftsprozess über eine einheitliche Feldbelegung verfügt, die die Daten jedes Teilnehmers unabhängig vom Format des angebundenen ERP-Systems integriert, sowohl für ein- als auch für ausgehende Prozesse. Damit entfällt die Notwendigkeit der Konvertierung in ein Zwischenformat, um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Unternehmensteilen zu gewährleisten. Ein weiterer positiver Nebeneffekt besteht darin, dass beteiligte ERP-Systeme, die über eine identische Schnittstelle verfügen, lediglich einmal integriert werden müssen. Alle Teilnehmer mit identischen ERP-Schnittstellen können dann problemlos über eine Workflow-Kopie integriert werden.

Der entstandene Datenpool dient nun auch zur Anbindung externer Kunden und Lieferanten. Dabei muss lediglich geprüft werden, ob alle relevanten Inhalte für den jeweiligen Kunden oder Lieferanten enthalten sind. Bei Bedarf kann Softzoll diese Daten partnerspezifisch über eine spezielle Konsolidierungsebene um zusätzliche Inhalte anreichern. Wichtig bei dieser Vorgehensweise ist, dass auch inhaltliche Erweiterungen von ERP-Schnittstellen nur einmalig je Prozess erfolgen, d.h. dass das jeweilige ERP-System immer ein Maximum an Daten in den zentralen Datenpool des EDI-Hubs übergibt. Diese Inhalte stehen fortan jedem potenziellen Empfänger zur Verfügung..

Auch bei der Anbindung von Kunden und Lieferanten muss somit ein EDI-Partner nur einmalig integriert werden. Einmal angebunden stehen diese externen EDI-Partnerverbindungen allen Teilnehmern des Konzern-Hubs unmittelbar zur Verfügung.
Diese Herangehensweise hat sich nicht nur als äußerst effektiv, sondern auch als extrem kostensparend erwiesen: die Aufwändungen für eine konzernweite EDI-Lösung bewegen sich meist im mittleren sechsstelligen Bereich; Softzoll realisiert die globale Anbindung von Geschäftspartnern über einen konzernweiten EDI-Hub für einen Bruchteil dieser Kosten!

Der benötigte technische Unterbau ist denkbar einfach strukturiert: als zentrale Basis dient ein dediziertes EDI-System im Softzoll Rechenzentrum Berlin (ISO 27001 zertifiziert). Für das EDI-System von Softzoll fallen keinerlei Lizenzkosten an; es ist sowohl in technischer als auch kaufmännischer Hinsicht nicht limitiert und unbegrenzt skalierbar. Eine beliebige Anzahl von Mandanten, externen Kunden und Lieferanten kann ohne die sonst üblichen Nachlizensierungen und damit verbundenen Kosten integriert werden,

Jedes ERP-System mit identischer Schnittstelle wird einmalig integriert und kann durch Kopieren des Workflows auf eine beliebige Anzahl von ERP-Systeme mit identischen Schnittstellen übertragen werden. Das Gleiche gilt für die Anbindung von externen Kunden, Lieferanten und Logistikern. Jeder externe EDI-Partner wird einmalig angebunden, womit die Kommunikation mit allen gewünschten Unternehmensstandorten gewährleistet ist.
Softzoll liefert alle benötigten ERP-Templates und EDI-Partnerprofile für sämtliche ERP-Systeme und EDI-Formate zum Festpreis; die Kosten für RollOut oder die Integration neuer ERP-Systeme und EDI-Partner werden somit transparent und wesentlich leichter kalkulierbar.

Ein inkludierter, multimandantenfähiger EDI-Transaktionsmonitor ermöglicht die globale Übersicht über alle beteiligten Unternehmen/Unternehmens-Instanzen; beliebige Konfigurationsmöglichkeiten sorgen dafür, dass nur die für die jeweilige Instanz vorgesehenen Transaktionen angezeigt werden. Bei Bedarf ist das Monitoring bis hinunter auf die Fachabteilungs- oder Sachbearbeiter-Ebene möglich, bei der ein User lediglich Zugriff auf bestimmte Prozesse und/oder Partner erhält .