EDI-Monitoring | Softzoll GmbH & Co. KG

Professionelles Monitoring mit zusätzlichen Features

Gezielte Suche nach inhaltlichen Informationen, Download, Versand und mehr …

Softzoll bietet in allen primären Produktvarianten (Inhouse, Outsourcing, EDI-Hosting) ein professionelles Monitoring ohne Aufpreis. Der Softzoll Transaktionsmonitor kann einfach per Browser aufgerufen werden ohne dazu spezielle Komponenten auf Betriebssystem-Ebene installieren zu müssen. Bei allen Lösungsvarianten liefert die 24/7 proaktive Überwachung den Datenpool, aus dem die Monitoring-Ansicht gespeist wird. Der Überwachungs- bzw. Monitoring-Prozess beginnt mit dem Eintritt einer Übertragungsdatei in den Verarbeitungsprozess der hinterlegten Workflow-Routinen.

Sogenannte Dispatcher scannen permanent alle verfügbaren Übertragungswege (X400, FTP/sFTP, AS2, OFTP2, Verzeichnisstrukturen etc.) und zu überwachenden Ordner auf einen neuen Incident. Gelangt eine Übertragungsdatei von einem EDI-Partner oder aus dem ERP-System des Kunden in die Überwachungssphäre, beginnt die lückenlose Verfolgung des Verarbeitungsprozesses. Die übergeordnete Monitoring-Ebene hält den Ein- und Ausgang eines zu verarbeitenden Datensatzes fest (Kommunikations-Log) und verspeichert den originären EDI- oder ERP-Beleg in Dateiform. Der Überwachungsprozess verfolgt die anschließende Weiterverarbeitung des Belegs und generiert im Fehlerfall einen entsprechenden Monitoreintrag. Es erfolgt ein korrespondierendes Alerting per eMail.

Der Anwender hat nicht nur Zugriff auf das Logging der entsprechenden Kommunikationsdetails (Empfangs- und Versandzeit, Transaktions-ID, Absender- und Empfängerkennung, betroffener Geschäftsprozess, Beleg-ID etc.) sondern kann auch gezielt nach inhaltlichen Informationen wie Beleg-ID (Bestellnummer, Rechnungslistennummer usw.) suchen und sortieren.

Lückenlose Dokumentation Ihrer Transaktionen

Der wichtigste Aspekt des Softzoll Transaktionsmonitors aber ist, dass via Monitor nicht nur die virtuellen Informationen angezeigt werden, sondern auch der Zugriff auf die physikalischen EDI- und ERP-Dateien ermöglicht wird, mit der Option auf einen direkten Download. Ein Re-Import von ERP-Belegen oder der schnelle Versand von EDI-Dateien, z.B. im Testbetrieb via eMail, ist somit problemlos sichergestellt.

Diese Transparenztiefe ist dem Umstand geschuldet, dass in einigen Branchen fehlerhafte Belege mit einen empfindlichen monetären Malus seitens des Kunden belegt werden. Ein zeitgemäßes Monitoring muss daher nicht nur die fallbezogenen Verarbeitungszeiten widerspiegeln und den Nachweis über den ordnungsgemäßen Empfang oder Versand einer Übertragungsdatei ermöglichen. Auch der Zugriff auf die Original-EDI-Datei ist hierfür nicht ausreichend. Vielmehr muss der lückenlose Nachweis über die gesamte Transaktionskette ermöglicht werden, der sowohl einen Zugriff auf die Original-Eingangsdatei (EDI- oder ERP-seitig) als auch die korrespondierende Ausgangsdatei umfasst. Nur auf diesem Weg ist die lückenlose Dokumentation einer erfolgreich durchgeführten Transaktion auch gegenüber Dritten zu gewährleisten.

Optional kann ein Original-EDI-Beleg auch in lesbarer Form als PDF-Datei angezeigt und aufgerufen werden. Dadurch werden die Fachabteilungen in die Lage versetzt, auch ohne spezielle IT- oder EDI-Kenntnisse Zugang zu den originären EDI-Dateien zu erlangen. Somit können im Bedarfsfall z.B. die ursprünglichen Partnernachrichten – ohne die Zuhilfenahme des Spezialwissens der IT-Abteilungen – kontrolliert und im Falle von Abweichungen gegenüber dem EDI-Partner kommuniziert werden. Die PDF-Dateien können direkt über den Monitor aufgerufen oder aber auf den lokalen Desktop heruntergeladen werden. Auch ein automatisierter mandantengesteuerter Versand der PDF-Dateien per eMail je nach Partner und Geschäftsprozess kann ohne großen Aufwand für einen oder mehrere Empfänger eingerichtet werden.

Nach einem definierten Zeitraum werden die im Transaktionsmonitor erfassten Verarbeitungsdetails (Kommunikationslog, EDI- und ERP-Datei, ggf. PDF) automatisch an das interne Softzoll Archivsystem übergeben. Bei Inhouse-Systemen wird hierfür eine dedizierte Archiv-Verzeichnisstruktur (z.B. externe Laufwerke, Netzwerkfreigaben etc.) versorgt, bei durch Softzoll betreuten Systemen im Rechenzentrum werden diese Daten als essentieller Service 10 Jahre lang für den Anwender aufbewahrt und stehen im Bedarfsfall on demand zur Verfügung.

Durch den Einsatz spezieller Archiv-Workflows können diese Daten zudem für eine indexierte revisionssicher Archivierung aufbereitet werden, egal ob unsere EDI-Systeme Teil Ihrer IT-Infrastruktur sind, oder durch uns im Rechenzentrum betreut werden. Eine Anbindung Ihres globalen Firmenarchivs kann in allen Szenarien gewährleistet werden.

Bei autonomen EDI-Systemen (EDI Inhouse Konverter edibus, Full Service Hosting) bietet der Transaktionsmonitor von Softzoll Funktionalitäten, die über das reine Abbilden der Transaktionsketten hinaus gehen. Diese erweiterte Variante des Monitors bietet über die beschriebenen Funktionalitäten hinaus die Möglichkeit, die wichtigsten technischen Parameter (Partnerverwaltung, Workflowmanagement, Kommunikationsparameter etc.) ohne den Umweg über die Applikations-GUIs zu bedienen und die Verarbeitungsroutinen zu orchestrieren. Das Werkzeug bietet damit eine zusätzliche Administrationsebene, die neben der Konvertersteuerung auch die Individualisierung der Monitor-Ansichten des Standard-Users umfasst.

„DAS SOFTZOLL FULL SERVICE HOSTING HAT UNSERE GESAMTEN ANFORDERUNGEN ERFÜLLT.“ Frank Meisel, TROLLI