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… Softzoll beantwortet Ihre drängendsten Fragen

Electronic Data Interchange (EDI) ist der automatisierte Austausch von Geschäftsdaten zwischen den Anwendungssystemen verschiedener Partner. Die Warenwirtschaftssysteme zweier Geschäftspartner tauschen Daten für Standardprozesse ohne oder nur mit geringer manueller Einwirkung aus und nutzen einen vereinbarten technischen Übertragungsweg.
In der Regel werden Bestellungen, Rechnungen. Lieferscheine und andere häufig wiederkehrende Prozesse übertragen, aber es können auch individuell vereinbarte Informationen standardisiert ausgetauscht werden.

Beim Web-EDI muss eine der beiden Seiten die Daten manuell in eine automatisierte Form des Partners übertragen, d.h. in der Regel die Daten von Geschäftsprozessen in ein Web-Formular eingeben. Dort werden diese dann elektronisch und automatisiert verarbeitet.

Sie benötigen Computer-lesbare Geschäftsdaten und einen Geschäftspartner, der mit Ihnen per EDI Daten austauschen möchte. Den Rest erledigt Softzoll für Sie.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Die Computer Ihres Partners sprechen Englisch, während Ihr System Deutsch beherrscht. Sie wollen aber automatisiert Daten austauschen, die auf beiden Seiten immer verstanden werden und verarbeitet werden können.

Hier kommt Softzoll ins Spiel: Wir als Experten für Schnittstellen konvertieren die Daten in genau die Sprache, die Ihr Gegenüber spricht, und wir bringen die fremden Daten Ihrer Partner in Ihre Datenwelt.

Und nicht nur das: Sollte Ihr System einmal nicht in der Lage sein, die Dateninhalte so ausgeben zu können, wie sie Ihr Partner benötigt, dann sprechen Sie mit uns: Wir können nicht nur Formate wandeln, sondern auch KI-Intelligenz beisteuern und Ihre Daten so anreichern, dass Sie auf der Gegenseite verstanden werden und Sie sich teure Anpassungen Ihres Warenwirtschaftssystems sparen können.

Ein weiterer Nutzen für Sie ist, dass Softzoll alle gängigen Kommunikationsprotokolle beherrscht: ob Ihr Partner von Ihnen verlangt, Ihre Daten per E-Mail, FTP, AS2, OFTP2 oder andere Wege zu übertragen, braucht Sie nicht zu kümmern. Wir verfügen dank unserer eigenen Tools über sämtliche gängige Arten der Kommunikation, und die Anbindung an Ihre Partner übernehmen selbstverständlich wir.

Die Vorteile von EDI für Ihre Firma sind vielfältig: Nicht nur, dass der Austausch mit Ihren Geschäftspartnern effizienter und sicherer wird, Sie keine weiteren Ressourcen für manuelle Dateneingaben zum Austausch benötigen und die Fehleranfälligkeit von Belegen auf null reduzieren: Sie können mit dem Einsatz von EDI auch Ihre Logistikprozesse besser steuern und planen, die Bedürfnisse Ihrer Kunden und Lieferanten effizienter bedienen und Ihre Prozesse transparenter gestalten.

Alles, was Sie in regelmäßigen oder unregelmäßigen Abständen standardisiert mit Ihrem Kunden/Lieferanten oder Spediteur austauschen möchten, lässt sich über EDI übertragen. In der Regel sind das Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine Rechnungen und mehr. Es lassen sich aber auch individualisierte Daten wie CAD-Zeichnungen und zugeschnittene Katalogdaten übermitteln.

Gemeinsam mit Ihrem Geschäftspartner definieren Sie vorab, welche Prozesse (Bestellungen. Lieferscheine u.a.) Sie automatisieren wollen.
Welche Standard-Formate hierbei angewendet werden können, erläutert Ihnen Softzoll gern. Und welche Dateninhalte in diesen Formaten genutzt werden, können Sie individuell mit Ihrem Partner definieren, oder Sie verlassen sich auf die Erfahrung Softzolls: Wir kennen die Vorgaben der meisten großen Handelshäuser und Industrie, national und international.

EDI basiert auf Technik, und wie jeder Telefonanschluss und jeder Computer kann es zu Ausfällen und vereinzelt zu vielseitig bedingten Übertragungsfehlern in der komplexen Verarbeitungskette kommen.
Wenn Sie Daten von einem Partner erwarten, die nicht eintreffen oder Ihr Partner hat Ihnen gemeldet, dass Ihre Daten nicht eingetroffen sind, können Sie als erstes Ihren internetbasierten Softzoll-Live Monitor nutzen, mit dem sie die Verarbeitung und die Übergabe an den Versand tracken können. Sollten danach noch Fragen offen sein, die von Softzoll beantwortet werden können, nutzen Sie unseren Servicedesk per E-Mail und fragen Sie uns! Geben Sie uns bitte hierfür so viel Detailinformationen wie möglich mit:

  1. Geht es um Bestellungen/Lieferscheine, etc?
  2. Wer ist der Sender, wer ist der Empfänger?

Wann wurden die Daten versendet?

  1. Um wie viele Belege handelt es sich?
  2. Sind Sie noch in der Testphase der Übertragung, oder handelt es sich um Produktivdaten.

So kann der Softzoll-Support Ihnen effizient und präzise weiterhelfen.

Sie verfügen über ein Inhouse-System mit unserer Konverter-Software oder über ein dediziertes System, über das Sie Fehlermeldungen über fehlgeschlagene Nachrichten und technische Störungen erhalten, und wissen damit nichts anzufangen?
Informieren Sie unseren Servicedesk und lassen Sie sich schulen, um die Fehlermeldungen zu verstehen und die Fehler in vielen Fällen auch selbst beheben zu können!

Der LiveMonitor zeigt Ihnen den Status der Verarbeitung jedes einzelnen Belegs, der von Ihrer Firma oder für Ihre Firma per EDI prozessiert wurde. Der LiveMonitor ist Ihr wichtigstes Instrument zur Beobachtung Ihres EDI. Sie können selbst nachverfolgen, welche Nachrichten Sie empfangen und senden, zu welcher Zeit, an welchen Partner und vieles mehr.
Sie erhalten dafür von Softzoll einen Link und einen personalisierten Zugang, und falls Ihre Firma mehrere Mandanten betreibt, auch Zugänge mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen.

Sie haben noch keinen Zugang, oder Sie haben das Passwort dazu verlegt?
Fragen Sie den Servicedesk, denn mit der Nutzung des Live Monitors können Sie sich selbst Kosten und Wartezeiten ersparen, wenn Sie Fragen zur Verarbeitung und Versendung von konkreten Belegen haben.

Wir sind EDI-Profis, und wir können Ihnen eine Menge an Detailfragen abnehmen, und selbstverständlich sprechen wir auch frühzeitig mit Ihren Geschäftspartnern, aber je mehr Sie uns an Informationen zum Start eines neuen Projekts mitgeben, desto schneller und kostengünstiger können wir mit der Einrichtung Ihrer Prozesse beginnen.
Als Neukunde führen wir eine ausführliches Auftragsgespräch mit Ihnen, in dem wir von Ihnen zum Beispiel wissen wollen:

  1. Auf welchem Wege können Ihre Daten in unser Rechenzentrum gelangen?
  2. Welches Warenwirtschaftssystem betreibt Ihre Firma?

Mit welchen Geschäftspartnern wollen Sie Daten austauschen?

  1. Handelt es sich dabei um Ihre Kunden oder um Ihre Lieferanten, oder um eine andere Form der Partnerschaft?
  2. Haben Sie schon alles Vertragliche mit dem Partner geregelt, um mit EDI starten zu können?
  3. Welche Geschäftsprozesse werden Sie über EDI abwickeln (Bestellung, Lieferschein, etc.)

Verfügen Sie bereits über eine EDI-Lösung, die Sie mit uns verbessern wollen, oder ist EDI Neuland für Sie? Haben Sie sich bereits mit Ihrem Partner über die Nachrichten-Standards zum EDI-Austausch geeinigt (EDIFACT, VDA etc.)?

  1. Gibt es einen Zeitplan für das Projekt?
  2. Sind weitere Service-Partner, z.B. Ihr Betreuer des Warenwirtschaftssystems oder andere Stakeholder am Projekt beteiligt?

Wir schauen genau auf Ihre individuellen Bedürfnisse und werden Sie am Anfang noch einiges mehr fragen – und wenn bei Ihnen Fragen zum Thema offen sind: Wir sind für Sie da!

Sie kennen uns schon und sind unser Kunde, der mit einem oder mehreren Geschäftspartnern Daten austauscht?
Hervorragend! Denn wir habe schon wichtige Informationen zum Austausch mit Ihren Partnern vorliegen. Wir müssen aber in der Regel noch einiges von Ihnen wissen (Aber Sie kennen die meisten Fragen ja schon.):

Wie heißt Ihr Übertragungspartner?

Handelt es sich um einen Lieferanten oder Kunden, oder um eine andere Form der Partnerschaft?

Welche Prozesse wollen Sie austauschen (Bestellungen, Lieferscheine, etc?)

  1. Haben Sie schon über einen Übertragungsweg mit dem Partner gesprochen (AS2, X.400, SFTP etc.)?
  2. Haben Sie sich bereits auf einen Nachrichten-Standard geeinigt (EDIFACT, VDA, etc.)?

Wann sollen die ersten produktiven Daten ausgetauscht werden?

Softzoll ist seit über 10 Jahren am Markt aktiv. Wir verfügen über mehrere hundert Kunden und sind ständig dabei, viele Projekte gleichzeitig umzusetzen. Für Sie wird es nicht immer nur einen Ansprechpartner geben, sondern in den meisten Fällen mehrere, wenn es um komplexe Anfragen geht oder um Neueinrichtungen.
Mit der Nutzung eines Ticketsystem gewährleisten wir, dass eine Anforderung – sei es ein Support-Fall oder eine Neueinrichtung – immer in ihrem Zusammenhang bleibt, auch wenn die Bearbeitung durch verschiedene unserer Abteilungen geschieht oder wir auf Antworten Ihrer Partner oder Ihres Softwarehauses warten.
Bitte antworten sie zusammenhängend auf E-Mails, die eine SZ-Ticketnummer im Betreff tragen und nennen Sie uns bei telefonischen Anfragen die Ticketnummer, um Ihre Anfragen schnell und effizient bearbeiten zu können.

Unsere Kunden stellen uns vor viele Herausforderungen: Wir erhalten Anfragen zu Themen mit völlig unterschiedlicher Dringlichkeit, globale Anfragen zum Thema EDI oder Detailfragen zu Segmenthierarchien in EDIFACT-Nachrichten.
Wir wollen auf alles schnell reagieren, aber einiges ist sicherlich auch aus Ihrer Sicht wichtiger als anderes: Während ein Fehler bei produktiven Bestellungen keine Wartezeit in der Bearbeitung zulässt, kann zum Beispiel die Auswertung einer Testdatei normalerweise etwas warten.
Um das zu beurteilen, haben wir Profis am Eingang der Information platziert, sei es per Telefon oder per E-Mail, die nicht nur Ihre Information zu den passenden Fachabteilungen weitertragen, sondern mit ihrer Fachkenntnis und Erfahrung auch die Dringlichkeit Ihrer Anfrage bewerten.
Dafür gibt es eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer, die gewährleisten, dass Ihre Neuanfragen niemals unbemerkt bleiben, auch in den typischen Urlaubszeiten und während Grippewellen.

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