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INTEGRATION VON DMS- UND ARCHIVSYSTEMEN

Für eine holistische Archivierungsstratgie gilt es, nicht nur firmeninterne Dokumente in ein zentrales DMS- oder Archivsystem zu überführen. Spätestens bei der Planung von Rechnungseingangsprojekten müssen auch externe digitale Dokumente Eingang in die zentrale Archivierung finden. Hintergrund ist, dass bei allen eingehenden elektronischen Dokumenten keine unveränderbare Dokumentenform (z.B. Papierbeleg, Fax etc.) mehr zur Verfügung steht. Insbesondere im Hinblick auf die Bewahrung der Vorsteuerabzugsfähigkeit wird daher ein valides Dokumentenmanagement benötigt.

Konzeptionell muss also zusätzlich zur Verarbeitung eines eingehenden EDI-Belegs und dessen Überführung in die geeignete ERP-Schnittstelle ein paralleler Workflow zur Versorgung des DMS- oder Archivsystems implementiert werden. Da die originären EDI-Belege im Rahmen einer Prüfung nicht selbsterklärend sind, müssen diese aufbereitet und zusätzlich in einer geeigneten lesbaren Form archiviert bzw. zur Verfügung gestellt werden (i.d.R. im PDF Format). Einige DMS- und Archivhersteller bieten dazu an, die Erstellung einer PDF-Datei direkt aus  den eingehenden EDI-Dateien durchzuführen. Diese Herangehensweise führt jedoch aufgrund der extremen Formatvielfalt (EDIFACT-Versionierung , XML-Derivate, proprietäre Strukturen etc.) meist zu erheblichen Projektkosten. Die konsolidierte Prozessschnittstelle von Softzoll erlaubt dagegen die Mehrfachverwendbarkeit der auf Datenbankebene verfügbaren Inhalte der einzelnen Geschäftsprozesse und somit deren Ausgabe in jedwedem Format.

EIN WORKFLOW PRO GESCHÄFTSPROZESS

Je globalem Geschäftsprozess (z.B. Bestelleingang, Eingangsrechnung, Lieferscheinausgang etc.) wird ein Archiv-Workflow aufgesetzt. Dieser generiert die für eine Archivierung erforderlichen Daten:

Original EDI-Beleg

Lesbare Form des EDI-Belegs (i.d.R.: PDF)

Optional: Index-Datei (z.B. *.jpl, *.csv etc.) zur Integration der Import-Schnittstelle des Archivsystems

Optional: Korrespondierende ERP-Schnittstellendatei

Transaktions-Log

Die überwiegende Anzahl der DMS-/Archivsysteme benötigt eine Index-Datei, über die die Zuordnung der zu archivierenden  Dokumente erfolgt. Die Index-Datei wird mit Inhalten aus der konsolidierten Prozessschnittstelle befüllt. Die Zuordnung der einzelnen Dokumente zu einem Archivierungsvorgang geschieht überwiegend über eine einheitliche Benamung oder die Versorgung einer systemspezifischen Verzeichnisstruktur.

Die Archiv-Workflows können sowohl bei unserer vor-Ort-Lösung als auch bei den Implementierungen im Rechenzentrum eingesetzt werden. Letzteres Szenario stellt die zu archivierenden Dateien zum Download bereit oder versorgt durch unseren kostenlosen Rechenzentrums-Client eine gewünschte Dateistruktur in der IT-Umgebung Ihres Unternehmens.

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