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ORDERS

... der EDI-Nachrichtentyp Bestellungen

Einer der ältesten und zugleich am weitesten verbreiteten Geschäftsprozesse/Nachrichtentypen, die via EDI ausgetauscht werden, ist der Bestellvorgang ORDERS. Gerade im Bereich Handel gehört er zu den im EDI-Datenverkehr standardmäßig eingesetzten EDI-Nachrichtentypen. Zwar gibt es diesen Prozess auch im Automobilsektor, der entsprechende VDA-Nachrichtentyp spielt jedoch im Gegensatz zum Lieferabruf DELFOR nur eine untergeordnete Rolle.

Der EDI-Geschäftsprozess ORDERS-Bestellung existiert innerhalb der diversen EDI-Formate in unterschiedlichen Nomenklaturen:

Nachrichtentyp Bestellungen in den unterschiedlichen EDI-Formaten

  • UN/EDIFACT Bestellung: ORDERS
  • ANSI X.12 Bestellung: ANSI X12 850 PO
  • VDA Bestellung: VDA 4925
  • ODETTE Bestellung: ORDERR
  • XML Bestellung: PurchaseOrder o.ä.

Herausforderung ist die ERP-Integration!

Hinsichtlich seiner semantischen Anforderungen ist dieser EDI-Prozess sicherlich eher als übersichtlich zu bezeichnen. Zu seiner Abwicklung wird lediglich ein Datenumfang von 15-20 Kerninformationen benötigt. Aus Sicht des Empfängers von EDI-Bestellungen ist jedoch der ERP-seitige Integrationsaufwand zum Teil nicht unerheblich. Gerade die Integrationslogik eingehender EDI-Belegflüsse seitens des Warenwirtschaftssystems stellt im Gegensatz zur Genese von Belegarten, die via EDI zu versenden sind, eine prozesstechnische Herausforderung dar. So verzichten beispielsweise viele Lieferanten elektronischer Bestellbelege auf eine Übernahme ungeprüfter Preisinformationen in EDI-Bestellungen im Rahmen des Imports dieser Bestelldaten über eine ERP-Schnittstelle des jeweiligen Warenwirtschaftssystems. Stattdessen werden die durch den EDI-Partner übermittelten Preisinformationen auf Artikelbasis durch die im ERP-System des Lieferanten hinterlegten Preise überschrieben. Alternativ kann im Rahmen des ERP-Importprozesses eine automatisierte oder manuell durch den Sachbearbeiter vorgeschaltete Prüfung stattfinden, bevor der EDI-Bestellbeleg in die Verarbeitungsroutinen des ERP-Systems überführt wird.

Fehlerhafte Belege durch Medienbrüche verursachen vermeidbare Kosten

Trotzdem spielt der EDI-Beleg ORDERS aus Lieferantensicht eine entscheidende Rolle, wenn es um die Kostenreduktion im Rahmen der elektronischen EDI-Belegverarbeitung geht. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen wird nicht nur der Personalaufwand für automatisierbare Tätigkeiten eingespart, wie z.B. die Wiedererfassung von Belegen, die beim Absender bereits in elektronischer Form vorliegen (Abtippen von Fax, eMail usw.); auch die im Rahmen der manuellen Erfassung von Papierbelegen auftretenden Fehlerquellen werden durch eine konsequente ganz erheblich reduziert. Denn es gilt nach wie vor: jeder fehlerhafte Beleg im ERP-System verursacht Kosten!

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